2.3. Les administrations publiques
Puisque l'on attend de nos administrations publiques qu'elles soient bien administrées, il est indispensable d'assurer la bonne conservation des archives.
Leur gestion se fonde sur des principes identiques à ceux qui président à la bonne gestion des personnels, des budgets et des matériels.
Comme l'exprimait le président Mitterrand devant les participants au Congrès international des archives à Paris en 1988 :
Il faut penser à la mémoire de l'avenir dès le moment de l'action. Aussi se doter d'un service d'archives efficace entre dans les préoccupations d'un Chef d'État, d'un Gouvernement aussi bien que d'une entreprise ou de toute collectivité agissant dans la société.
Pour l'État, les objectifs sont encore plus larges puisque le maintien d'une relation stable et saine avec ses citoyens repose avant tout sur l'accès à l'information sur les règles qui régissent l'organisation de la représentation de l'État, de l'administration publique et des services que l'État offre à ses citoyens.
Ainsi, toute administration publique doit conserver ses archives pour :
la bonne gouvernance de l'État, par ses hommes politiques et ses fonctionnaires ;
l'attestation des droits et obligations de l'État, de ses fonctionnaires et de ses citoyens ;
le maintien de la mémoire de l'État et de ses citoyens.
Exemple :
Regardons fonctionner la justice ou bien l'administration hospitalière; nous nous rendons compte alors combien ces principes, valables pour tout le secteur public, ont des applications concrètes.
Dans les cours de justice, comme dans les hôpitaux, la gestion de l'information, jointe à celle des dossiers du justiciable ou du patient, occupe une place centrale.
Des normes d'information doivent être appliquées strictement pour assurer que tous ceux qui doivent connaître les dossiers soient correctement informés.
Exemple :
Prenons les poursuites engagées contre les fabricants de tabac.
Surtout pour les Américains, ces poursuites requièrent qu'ils ouvrent leurs archives pour démontrer leur connaissance des effets nocifs de leurs produits par diverses études menées depuis plusieurs décennies.
On y découvre aussi leurs recherches pour ajouter à leurs produits des substances susceptibles de favoriser l'accoutumance de leurs clients.
