2.4. Les archives, un outil essentiel à la démocratie
Tout État démocratique doit favoriser l'exercice du droit de ses citoyens de contrôler l'action de ses mandataires (élus ou fonctionnaires).
Les principes d'exercice démocratique exigent donc que toute administration publique assure l'information du citoyen dans la transparence administrative. Ceci est généralement affirmé dans les constitutions des États de régime démocratique.
2.4.1. Un rôle d'information pour les citoyens
Les archives jouent ainsi un rôle d'information indispensable au maintien de la transparence administrative de l'État.
Elles constituent un instrument essentiel à la connaissance des décisions gouvernementales, des actions des administrations et des activités des tribunaux qui sont les fondements de la démocratie.
En tant que mémoire de l'administration, on peut dire que les archives appartiennent aux administrés car elles mettent à leur disposition, dans les limites imposées par les lois d'accès aux archives, des documents et des renseignements authentiques, significatifs et accessibles non seulement pour attester de leurs droits, mais aussi pour leur fournir les ressources leur permettant d'exercer un contrôle démocratique indispensable à l'exercice d'imputabilité.
2.4.2. L'obligation de transparence pour rendre compte de sa gestion
L’exercice de la démocratie présuppose que le citoyen soit suffisamment informé pour juger ses dirigeants et prendre les décisions sur toutes les questions qui touchent l’administration de l’État et de toutes les juridictions qui lui demandent de se prononcer régulièrement.
La notion de bonne gouvernance, apparue au niveau mondial dès les années 1990, repose sur des principes similaires; elle implique que les gouvernements soutiennent une culture de transparence administrative et requiert :
que l'État et toutes ses juridictions mettent en œuvre tous les moyens pour informer le citoyen ;
que l'Etat et toutes ses juridictions mettent à la disposition du citoyen tous les documents nécessaires à la vérification des actes de ses dirigeants.
Ces exigences supposent donc qu'un État et des juridictions démocratiques en bonne gouvernance sachent rendre des comptes, et pour ce faire, s'appuient sur des archives bien gérées, représentatives de ses actions, accessibles et bien conservées.
Les États doivent ainsi donner l'exemple et bien remplir leurs obligations en conservant précieusement et efficacement la trace de leurs activités.
Ainsi, grâce aux archives, ils assurent:
leur pérennité juridique,
leurs obligations
internationales,
financières,
administratives,
techniques,
leur relation avec leurs citoyens.
2.4.3. Une culture de transparence à tous les niveaux
L'individu et ses organisations dans la société moderne dépendent aussi de l'existence d'archives à tous les niveaux, politiques, associatifs et économiques, afin d'obtenir de l'information fiable:
non seulement sur les acteurs de la scène politique,
mais aussi sur les acteurs économiques, sociaux et culturels.
Par conséquent la constitution de mémoires archivistiques, authentiques et complètes, donc fiables, ne se limite pas aux seules activités gouvernementales mais doit refléter toutes les facettes de l'activité humaine dans la société.
Attention :
Les documents d'aujourd'hui sont créés de plus en plus facilement sur papier (photocopies), mais aussi désormais sur beaucoup d'autres supports photographiques, audiovisuels, électroniques qui doivent tous être pris en compte dans l'organisation et la conservation de mémoires archivistiques.
Exemple :
Prenons un service qui construit des routes, des ouvrages d'art ou des bâtiments.
Une opération de construction génère de volumineux dossiers contenant des études préalables, des projets, des rapports, des devis, des croquis, des relevés et plans, etc.
Un bâtiment est endommagé, une route s'est effondrée à la suite d'un glissement de terrrain, un pont s'est partiellement écroulé après de fortes intempéries. On envoie sur le terrain des ingénieurs ou des techniciens qui font les premières observations et prennent des mesures préventives.
Si l'on a rapidement retrouvé les dossiers relatifs à la dite construction, combien d'informations complémentaires pourront être obtenues!
Ainsi l'on gagnera du temps, de l'énergie et de l'argent.
On pourra parallèlement prendre très vite les décisions nécessaires pour parer au sinistre et prévoir les travaux à réaliser, voire estimer les responsabilités.
