Introduction

Comme nous vous le disions dans la présentation de ce module, nous avons tous vu des archives définitives avant même de savoir ce qu’elles sont. Pourtant, au sein du grand public, peu connaissent la distinction entre les archives courantes[1] et les archives définitives[2].

Beaucoup d’archives définitives sont constituées de documents publics conservés dans des centres depuis des dizaines, voire des centaines d’années par des archivistes. Mais, les administrations publiques ne sont pas les seuls organismes à conserver des archives définitives. Un grand nombre d’organismes privés et de personnes individuelles préservent aussi leurs archives définitives pour les mêmes raisons et avec les mêmes normes.

Parce qu’elles ne représentent qu’une fraction de l’ensemble des documents qui ont existé, ces archives définitives[3] deviennent le lien privilégié entre ce qui était et la représentation que nous voulons conserver des personnes, des organismes et des administrations. C’est pourquoi elles doivent être traitées et conservées selon un ensemble de règles et de normes afin d’en préserver l’authenticité, la signification et l’intégrité. Il est particulièrement important d’en documenter les contextes par des descriptions pertinentes et informatives pour mieux en permettre le repérage et l’utilisation éventuelle.

Vous avez déjà exploré, dans les modules 4 et 5, les pratiques et les règles de la gestion des documents. Que vous les désigniez par les termes «documents actifs[4]» ou «archives courantes», «documents semi-actifs[5]» ou «archives intermédiaires[6]», vous êtes familier désormais avec cet important domaine de l’archivistique qui encadre et appuie la gestion des archives dans les organisations modernes.

Ce module 6 poursuit cette démarche en l’appliquant aux archives définitives. De façon pratique, ce module vise à vous initier aux principales fonctions du traitement des archives définitives, c’est-à-dire aux interventions nécessaires pour assurer que seuls les documents de valeur définitive soient retenus et que ces documents puissent être retrouvés et utilisés de façon efficace par tous ceux qui ont besoin de les consulter.

Comme on le mentionnait dans le module 1, l’archiviste responsable d’archives définitives doit assurer les tâches suivantes :

Les questions particulières relatives à la gestion et à l’archivage des documents numériques ainsi qu’à la communication, la conservation et la mise en valeur des archives en général sont traitées respectivement dans les modules 7 à 12.