1.3. Les archives définitives : spécificités
Dans les organismes dotés d’un système de gestion des documents administratifs[1], les documents sont habituellement traités pour être repérés et utilisés par les individus ou les unités administratives qui les ont produits et réunis. Les cycles d’utilisation, souvent annuels, permettent de s’assurer que les documents périmés sont bien transférés dans divers lieux d’où ils peuvent être redemandés si nécessaire. Pour les individus comme pour les personnels des organismes sans procédures formelles de gestion des documents, les retraits de documents sont généralement plus aléatoires. Dans tous les cas, les documents sont rangés, classés et conditionnés pour être utilisés par des personnes qui les connaissent déjà et qui n’ont donc que des besoins de description simples pour en faciliter le repérage.
Les archives définitives, par contre, sont conservées « sans limitation de durée » habituellement en dehors du contexte de leur utilisation directe première. Elles peuvent ainsi servir, longtemps après leur production, leur création ou leur réception, à des chercheurs de divers domaines ; ces usagers n’en connaissent pas nécessairement la genèse, la signification, l’organisation et les contenus avant d’en avoir pris connaissance.
Exemple :
Ainsi, des archives d’abord créées à des fins de comptabilité ou de contrôle budgétaire pourraient intéresser des chercheurs historiens et les aider à mieux comprendre l’évolution à long terme de l’organisation qui les a produites...
Des archives juridiques, comme les jugements d’un tribunal criminel, peuvent intéresser non seulement des chercheurs sur le fonctionnement de l’institution judiciaire, mais aussi des historiens des mentalités, de la société…on peut examiner un type particulier de crime, approfondir les phénomènes de pauvreté et de misère…
Prenons aussi l’exemple d’archives de la police qui sont là pour renseigner les autorités sur le maintien de l’ordre public. Les documents comme les rapports de police ou de gendarmerie dépassent souvent le cadre des sources policières parce qu’ils constituent aussi un reflet de la vie locale ; à partir de ces sources, les historiens peuvent déceler des éléments sur l’opinion publique, l’évolution des mentalités, la vie associative, les réunions politiques ; citons aussi les dossiers de réfugiés et les déclarations de résidence qui permettent de poursuivre des études sur les populations étrangères d’un pays…