1.2. Les archives définitives : définitions
Les multiples significations du mot « archives » ont déjà été largement exposées dans les modules 1 et 2.
Pour mieux circonscrire le sens particulier du terme « archives définitives », le Dictionnaire de terminologie archivistique de la direction des Archives de France proposait une définition technique descriptive qui s’insère dans la philosophie générale de la théorie des trois âges :
« [Les archives sont], dans le cycle de vie des archives, les documents qui, ayant subi des tris, ne sont plus susceptibles d'élimination, par opposition aux archives courantes[1] ou intermédiaires[2], et qui sont conservés pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, et pour la documentation historique de la recherche. »
Pour mieux comprendre tous les sens du terme, nous pourrions même simplifier davantage la définition des « archives définitives » en convenant qu’elles sont :
Les documents qui, après évaluation[3], sont conservés sans limitation de durée.
C’est cette définition que nous retenons ici, surtout pour bien marquer le fait que la désignation de documents en tant qu’ « archives définitives » peut se faire en tout temps, même dès le moment de leur création, sans attendre l’âge auquel elles ne seront plus d’utilité courante à leur producteur[4].
Exemple :
C’est le cas notamment des archives informatiques définitives qui doivent être reconnues et traitées dès le moment de leur création [voir module07 - Gestion et archivage des documents numériques].
Dans les administrations, cela concerne aussi plusieurs types de documents qui sont encore utiles aux fins pour lesquelles ils ont été créés : il en est ainsi de l'état civil.
Pour bien comprendre, abandonnons l'exemple de l'administration publique pour prendre tout simplement le cas de nos archives personnelles.
Exemple :
Nous avons des archives courantes : comptabilité journalière, factures en cours, quittances de loyer, talons de chèques, déclarations de revenus, correspondance relative à un litige... que nous éliminons régulièrement.
Nous avons des archives intermédiaires : contrats d’assurance, bulletins de salaire en attente de liquidation de retraite, dossier professionnel... que nous garderons bien plus longtemps mais qui un jour pourront être éliminées.
Nous avons des archives que nous conserverons toujours pour leur valeur juridique ; elles ont été pour cela jugées définitives dès leur création : livret de famille faisant preuve d’état civil, titres de propriété...
Nous avons enfin d’autres archives définitives, les nôtres et celles aussi que nous ont déjà transmises nos ascendants que nous lèguerons à notre tour à titre de mémoire : correspondance privée, journal intime, photographies, témoignages d’une activité particulière, d’un engagement...