1. Politique de collecte
Les termes «collecte[1]» et «accroissement[2]» utilisés en France et dans plusieurs pays de la Francophonie renvoient à la même fonction que le terme «acquisition[3]» que l’on retrouve parfois dans la littérature archivistique québécoise et canadienne.
Même s’il existe plusieurs définitions du terme, on s’entend volontiers pour y inclure toutes les actions visant la désignation, la recherche et l’entrée des fonds d’archives définitives dans un service ou une institution.
L’ensemble des fonds et collections d’un service ou institution d’archives est un regroupement cohérent de documents d’archives dont la nature est d’abord déterminée par l’organisme de tutelle. L’accroissement des documents ne doit pas être le fruit du hasard ou des caprices des archivistes, encore moins laissé au hasard des offres d'archives privées d’origines diverses. C’est pourquoi la collecte des archives doit être le résultat de l’application ordonnée d’une politique de collecte.
D’emblée, on ne saurait trop insister sur l’absolue nécessité de se doter d’une politique d’accroissement qui prévoit non seulement les types de documents (provenance, supports documentaires) qui seront acquis par le centre d’archives, mais aussi les moyens et les procédures que les archivistes emploieront pour assurer l’accroissement et surtout l’enrichissement des fonds et collections. L’élaboration d’une politique de collecte se justifie d’abord par la nécessité de la faire approuver par les instances appropriées de son organisme de tutelle. Elle servira aussi à diffuser le mandat particulier et les intérêts du centre auprès de son organisme de tutelle, de ses collaborateurs et de son public chercheur.
C’est pourquoi il est nécessaire d’élaborer un document explicitant la politique de collecte du centre en précisant, au moins les éléments suivants :
le contexte organisationnel et le cadre réglementaire et normatif du service ;
les droits et obligations du centre sur les archives courantes et intermédiaires de l’organisme ;
les domaines et les priorités de collecte d’archives privées, s’il y a lieu ;
les types et les supports archivistiques ainsi que les dispositions particulières pour les types et supports non prévus ;
les modes et procédures de collecte, incluant les responsabilités des divers intervenants.
Exemple : Des exemples de politiques de collecte (ou d'acquisition)
La Politique d'acquisition des archives privées de la Division des Archives de l'Université Laval à Québec, Québec, Canada ;
La loi n° 2008-696 du 15 juillet 2008 relative aux archives et le Code du patrimoine. Ces deux textes améliorent notamment la protection des archives privées classées, dont le régime est désormais aligné sur celui des objets classés et donnent la possibilité, pour la puissance publique, de préempter des archives privées qui seraient mises en vente hors d'une vente publique (comme pour les œuvres d'art). Voir le site de la direction des Archives de France : http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/actus/projet-loi-archives/.
La Politique d'acquisition des archives non-institutionnelles des Archives de l'Université Laurentienne, Sudbury, Ontario, Canada ;
La Politique d'acquisition du Centre Régional d'archives de Lanaudière, Québec, Canada.
