4. La prospection
 - | Dans le langage courant, la prospection désigne l’« exploration méthodique d’un lieu pour trouver quelqu’un ou quelque chose » [1][1] . C’est bien de cette recherche méthodique et dynamique dont il s’agit ici. Nous employons en effet ce terme pour désigner l’ensemble des initiatives et des actions des archivistes, souvent indispensables, dans l’accroissement des fonds sous leur garde. Compte tenu de l’importance de l’accroissement et l’enrichissement des fonds pour tout centre d’archives, il est nécessaire de prévoir un ensemble de moyens pour s’assurer que toutes les archives prévues dans sa politique de collecte soient éventuellement versées par leurs producteurs ou leurs détenteurs. |
Afin d’amorcer une démarche de prospection cohérente, il est nécessaire d’adopter une stratégie appropriée, en accord avec le contexte de notre pratique et les besoins de notre service d’archives. La littérature archivistique des dernières années a abordé cette question sous l’angle de l’évaluation afin de déterminer les paramètres nécessaires à l’établissement d’une stratégie adéquate.
Bien que toute approche soit nécessairement mixte, on peut quand même distinguer les options à notre disposition en adoptant l’une ou l’autre des principales approches suivantes :
l’approche axée sur les documents
l’approche fonctionnelle axée sur les structures de l’organisme
l’approche axée sur les individus.
Que se passe-t-il quand l'organisme dispose d'un programme de gestion des documents ?
Évidemment, dans les institutions disposant déjà d’un programme de gestion des documents et se limitant aux seuls documents de l’organisme de tutelle, la prospection se résume souvent à établir un état des entrées futures à partir d’un tableau de gestion des documents (ou du calendrier de conservation). L’archiviste responsable des archives définitives peut ainsi prévoir les types de versements et les quantités à venir.
Même dans ces organismes disposant d’un programme de gestion des documents, il est nécessaire de demeurer à l’affût parce que, d’une part, tous les documents d’archives ne sont pas couverts par le tableau de gestion (ou calendrier de conservation) et, d’autre part, l’organisme crée régulièrement de nouveaux types de documents courants sur de nouvelles matières ou sur des formats différents qui ne sont pas encore prévus par les procédures régulières d’archivage.
Et dans les autres cas ?
Dans tous les autres cas, il est nécessaire de conjuguer une stratégie de prospection avec d’autres moyens de communication à l’interne et avec ses publics (voir module 12 sur la valorisation des archives) pour que les producteurs de documents versent les archives au terme de leur cycle de vie courante et que les intéressés connaissent votre capacité d’accueillir des archives privées.
