3.2.3. Archives privées
Les versements d’archives privées sont souvent ceux qui requièrent le plus d’investissements de temps et de ressources des centres qui les accueillent. Comme les versements provenant directement d’un service producteur, la prise en charge d’un fonds d’archives privées exige une préparation adéquate.
Deux cas de figures peuvent se présenter.
Dans des conditions idéales, il est possible de négocier les conditions de la prise en charge avec le donateur et de s’assurer que la mise en carton préalable au transport s’effectue dans un ordre respectant et expliquant le classement original du fonds et décrivant sommairement chacun des articles.
L’archiviste aura déjà examiné, au moins sommairement, les documents du fonds et obtenu les renseignements qui en faciliteront plus tard le traitement définitif ; il aura pu persuader le donateur que certains types de documents imprimés (livres, annuaires et même coupures de presse) ne devraient pas être joints , mais donnés à d’autres institutions ou simplement éliminés avant le transfert aux archives.
Si possible, avant de les déplacer, l’archiviste prendra des photographies ou une vidéo des lieux de rangement des archives dans le milieu où elles ont été conservées.
Souvent, il n’est pas possible de négocier des conditions idéales de prise en charge des documents en raison de circonstances particulières. Le producteur du fonds peut être décédé ou avoir déjà déménagé dans un autre pays ; il est peut-être urgent de libérer les locaux où sont conservés les documents ; les héritiers et les intermédiaires peuvent n’avoir qu’un intérêt mitigé dans leur conservation.
Dans tous ces cas rendant nécessaire une exécution plus rapide de la prise en charge, il est nécessaire de faire un compromis et de travailler dans des conditions plus rudimentaires pour aller vite. C’est le cas notamment lorsque aucun ordre n’est perceptible et que l’on doit se résoudre à traiter les documents en vrac.
Quelles que soient les conditions, la priorité absolue demeure la signature d’une entente de cession pour assurer la préservation des droits de l’institution et permettre d’entreprendre le traitement du fonds afin d’en assurer la communication dans les meilleurs délais.
