3.2.2. Versements directs du service producteur
Le versement effectué directement du service producteur requiert plus de préparation, particulièrement dans les organismes sans programme de gestion des documents.
Idéalement, il devrait être l’objet d’une entente préalable entre le service versant et le service des archives pour établir une procédure adéquate.
De tels versements exigent une préparation qui comprend une inspection préalable des documents que l’on se propose de verser ; grâce à un tel examen, l’archiviste sera en mesure :
de repérer des ensembles de documents sans valeur définitive,
de recueillir des données essentielles sur le producteur des archives et contexte de leur production,
de préparer l’établissement d’un bordereau selon les modes habituels du centre d’archives.
Il sera ainsi possible à l’archiviste de mieux prévoir :
les quantités de documents qui seront versés à des dates prévues à l’avance
et surtout de planifier les traitements qui seront nécessaires avant que les documents puissent être communicables au public, dans les cas où ces archives ne sont l’objet d’aucune restriction à la consultation.
