2.4.2. Les listes d'autorité
Pour les noms propres, pour des actions et pour la typologie documentaire, on utilise aussi des listes d’autorité :
il s’agit toujours d’un vocabulaire contrôlé,
avec descripteurs autorisés
et non-descripteurs interdits
mais présentés dans un ordre alphabétique, sans hiérarchie.
Attention :
En France, des listes « Actions », « Typologie documentaire » et « Contexte historique » constituent des annexes du Thésaurus pour la description et l'indexation des archives locales anciennes, modernes et contemporaines. Ce sont des listes fermées, les termes autorisés ayant été définis a priori. Les descripteurs figurant dans ces « Actions », « Typologie documentaire » et « Contexte historique » ne sont pas par eux-mêmes des termes d'indexation mais ils peuvent être associés à un ou plusieurs descripteurs du thésaurus-matières si le contexte documentaire l'exige.
Complément : Pour plus de détails...
Pour en savoir plus : exemple des Archives nationales d’outre-mer, Aix-en-Provence (France)
En France, dans le cadre de l’intégration des nouveaux instruments de recherche dans l’application IREL (Instruments de Recherche En Ligne), une réflexion est en cours aux Archives nationales d’outre-mer sur l’élaboration de listes d’autorité pour les noms de personnes, les noms d’institutions, les noms de lieux et les mots matière, et sur l’établissement de notices d’autorité conformes à ISAAR(CPF) pour chaque personne ou institution citée dans les différents instruments de recherche. Il s’agit en effet de dégager une logique d’accès commune aux différents instruments de recherche pour guider l’internaute le plus efficacement dans sa recherche. Ce développement d’IREL se traduira dans la conception des formulaires d’interrogation qui seront offerts à ce dernier.
Les règles d'écriture fixées par la norme AFNOR NF Z 47-200 (Liste d'autorités de matières, structure et règles d'emploi) pour les noms de personnes et les noms géographiques sont tout à fait valables pour les descriptions archivistiques ; elles peuvent aussi servir de guide dans d'autres pays.
Exemple :
Pour les noms de communes et de lieux-dits, on se reportera en France aux publications de l’INSEE.
Pour les autres noms géographiques, on utilisera la forme la plus courante, en français si elle existe, et dans sa forme contemporaine.
Le plus important est de n’en utiliser qu’une, sauf exception due à l’histoire qu’il faut bien souligner par des renvois.
Il est impératif de ne pas avoir de descripteur homographe ; quand le cas se présente, il faut différencier par une précision entre parenthèse : par exemple, Villaret (commune de Lézat)/ Villaret (commune de Montbel).
Il faut également homogénéiser l’ordre des éléments d’un nom composé : ne pas mettre Mont Blanc et Cenis (Mont), ou Col du Tournalet et Puymorens (col du).
Pour le contexte historique, les prescriptions sont les mêmes. Il n’y a pas d’intitulé officiel des événements historiques. Il appartient à qui élabore une liste d’autorités de faire en sorte que
chaque événement n’ait qu’un seul descripteur
que ces descripteurs soient rédigés de façon homogène
et qu’il n’y ait pas d’homographe.
Exemple :
Il faut choisir entre Révolution française et Révolution de 1789, entre Première Guerre mondiale et Guerre de 1914-1918 ou Guerre 1914-1918 ; il ne faut pas choisir Guerre 1914-1918 d'une part et Seconde Guerre mondiale d'autre part ; il faut différencier des guerres, des batailles, des traités... qui portent le même nom par un élément ajouté, en général la date : par exemple Guerre d'Espagne (1808-1814) / Guerre d'Espagne (1936-1939).
D'une manière générale d'ailleurs, concernant un événement historique ou une période, il est utile d'inclure la(les) date(s) dans l'intitulé du descripteur.
Exemple :
Traité des Pyrénées (1699), Directoire (1795-1799).
Les règles relatives aux noms d’organismes ou de personnes morales (que les normes bibliographiques appellent “collectivités”) sont à rechercher dans la norme NF Z 44-060 Catalogage d’auteurs et d’anonymes. forme et structure des vedettes de collectivités-auteurs.
Pour les noms de personnes physiques, on peut se référer à la norme AFNOR NF Z 44-061 Forme et structure des vedettes noms de personne, des vedettes titres, des rubriques de classement et des titres forgés.
Outre les fichiers d’autorité de la Bibliothèque nationale de France, déjà cités, on se reportera, en France, à certaines des normes AFNOR (norme sur les noms de lieux, norme sur l’image fixe) qui contiennent également des listes d’autorité très utiles. Dans les autres pays, on trouvera une source qui puisse faire autorité.
