3.1.1. Un principe
Il faut prendre pour principe d’indexer systématiquement tous les objets, principaux ou secondaires, mentionnés dans les unités archivistiques décrites : si on a distingué un objet lors de l’analyse, c’est qu’il est digne d’intérêt. Cela satisfait à la fois au principe même de l’indexation qui est d’extraire toutes les notions susceptibles d’être interrogées (ce qui correspond bien aux objets des dossiers) et au souci de s’en tenir à un même niveau de détail.
On peut réduire l’indexation grâce à l’existence d’un thésaurus hiérarchisé.
Exemple :
On peut indexer des dossiers spécifiques “boucherie”, “boulangerie”, “débit de boisson”.
Ailleurs, un seul dossier concerne tous les commerces alimentaires : on peut l’indexer à “commerce alimentaire”, même si dans l’analyse on a énuméré lesdits commerces.
Sans vocabulaire hiérarchisé, cela peut poser problème : le lecteur qui fait une recherche sur les débits de boisson n’ira pas chercher forcément à “commerce alimentaire” et n’aura donc pas toutes les références. Avec un vocabulaire hiérarchisé, ce problème disparaît. Mais cette solution n’est valable que si les descripteurs sont de niveau très proche (comme “commerce alimentaire” et “débit de boisson” qui sont de niveau 3 et 4 dans le thésaurus français.
Lorsque les objets sont multiples et variés, trouver un descripteur qui serve de facteur commun amène à un concept beaucoup trop général.
Exemple :
Les dossiers d’un cabinet de préfet traitent de toutes les affaires intéressant le département (en France circonscription géographique et administrative) ; le seul facteur commun qu’on peut trouver est “administration générale”, ce qui n’enrichit guère le fichier et revient quasiment à priver d’accès les archives du cabinet du préfet.
Dans ce cas, il faut indexer à tous les objets signalés dans les analyses (d’élection à inondation, de drogue à immigration, de fête à course cycliste…).
On peut indexer par groupe d'articles de même analyse.
Exemple :
Un versement de matrices cadastrales ou de recensements de population peut comprendre 400 articles dont les analyses ne diffèrent que par le nom de la commune.
L’indexation matière ne se fera qu’une fois : les cotes extrêmes (345 W 1-500) représentent la référence, que ce soit sur une fiche manuelle ou dans un écran de saisie d’une base de données.
Cela allège l’indexation mais aussi les réponses (il n’y aura qu’une seule réponse pour les 500 dossiers).
Par contre, l’indexation noms de lieux se fera plutôt au niveau du dossier.
On peut faire une indexation par groupes d’articles même quand chaque article a son analyse bien individualisée. C’est le cas quand les objets de dossiers se répètent régulièrement.
Exemple :
Prenons le cas de dossiers issus du contrôle de l’administration communale par la Préfecture, particulièrement du contrôle du budget, donc des investissements.
Nous avons 50 articles classés dans l’ordre alphabétique des communes, dans lesquels reviennent régulièrement, presque pour chaque commune, des sous-dossiers
sur la voirie communale,
sur les écoles,
la mairie,
la collecte et le traitement des ordures ménagères,
l’assainissement de l’eau…
On peut indexer ces concepts une seule fois pour les 50 articles, en donnant toujours pour références les cote extrêmes de l’ensemble.
On indexera par contre au dossier le nom des communes et aussi des matières qui n'apparaissent qu'une ou quelques fois.
Exemple :
VOIRIE COMMUNALE 345 W 35-85
travaux
contrôle budgétaire
1965-1972
(une seule fiche matière)
et
ALBIES 345 W 37
voirie communale
travaux, contrôle budgétaire
1967-1968
(une fiche pour chaque commune)
