4.1. La rédaction d'une fiche manuelle
Lorsqu’on élabore un fichier, il faut rédiger une fiche pour chaque entrée : une analyse dont on extrait deux descripteurs noms communs et trois descripteurs noms propres donnera lieu à la rédaction de cinq fiches.
Une fiche doit porter quatre éléments :
le descripteur en haut à gauche,
la ou les cotes du ou des articles en haut à droite,
un texte résumant ce qui, dans l’analyse, est en rapport avec le descripteur,
les dates extrêmes des documents du ou des articles.
Exemple :
TOULOUSE 23 W 54
Ravitaillement pendant l’Occupation
1942-1944
et
OCCUPATION 23 W 54
Ravitaillement de Toulouse
1942-1944
et
RAVITAILLEMENT 23 W 54
Ravitaillement de Toulouse
1942-1944
La rédaction de la partie texte d'une fiche est la partie la plus délicate. Dans la fiche manuelle, on ne recopie pas l'analyse toute entière. Il ne faut mettre que ce qui est en rapport avec le descripteur et le mettre de façon la plus résumée possible tout en restant compréhensible. La même analyse donne donc lieu sur les fiches à des notices différentes.
Exemple :
Soit l’analyse suivante :
347 W 5 Construction de pistes forestières en forêt communale d’Esplas-de-Sérou.
1989
On rédige les deux fiches suivantes (indexées selon le thesaurus W) :
ESPLAS-DE-SEROU 347 W 5
Forêt communale
aménagement de pistes forestières
1989
aménagement forestier 347 W 5
forêt communale d’Esplas-de-Sérou
aménagement de pistes forestières
1989
Les fiches de renvoi ne portent pas de cote : il s'agit de relations de principe entre les descripteurs.
Exemple :
Un renvoi d’équivalence :
ARAUX
voir ERP
Araux est un lieu-dit et Erp la commune dont ce lieu-dit dépend.
Un renvoi de hiérarchie :
RÉVOLUTION FRANÇAISE
voir aussi Prise de la Bastille, bataille de Valmy (1792)
Tous ces termes sont autorisés. On met “voir aussi” parce qu’il y a aussi une indexation à “Révolution française”.
