4.3. L'intégration dans une base de données
Pour intégrer un fichier d’autorité dans une base de données, on remplit simplement des champs d’indexation dans des champs de saisie supplémentaires créés à cette fin. L’indexation est rattachée à la cote et fournit en réponse l’analyse entière de l’article.
Si on a affaire à un système gérant un vocabulaire organisé et n’acceptant que des termes créés a priori, la saisie de l’indexation ne pose aucun problème : tous les termes interdits sont automatiquement rejetés, les descripteurs ne sont acceptés que dans le champ qui leur a été attribué (un terme de typologie ne pourra être indexé par erreur en mot-matière…).
Les rattachements hiérarchiques et d’association doivent être faits a priori, c’est-à-dire lors de la création du descripteur, pas au moment de l’indexation. Ainsi, on ne se soucie pas des renvois lors de l’indexation elle-même.
Si on utilise un logiciel qui autorise l’indexation libre, la procédure d’indexation entraîne, ou devrait entraîner des contrôles permanents sur le vocabulaire et sur les renvois avant saisie.
Certaines bases permettent d’enrichir l’indexation par des notices complétant les descripteurs noms propres : éléments biographiques d’un personnage, historique du territoire d’une commune, d’une administration…
