Module 7B - section 2 : La création et l'identification de documents numériques

L’intervention de l’archiviste, dès la création des documents, est d’une grande importance en gestion des documents numériques pour assurer le maintien de l’intégrité, l’authenticité, l’exploitabilité et la fiabilité.

Cette intervention peut prendre diverses formes :

• Identification et documentation de logiciels utilisés pour la création de documents;

• Création de modèles de documents;

• Assignation de métadonnées;

• Identification de règles d’accès;

• Développement de collaborations avec les divers acteurs organisationnels (ex. : professionnels des technologies de l’information);

• Sensibilisation auprès des usagers.

Sans intervention, dès la création d’un document numérique, les chances que celui-ci demeure lisible pour toute sa durée de conservation diminuent considérablement. L'archiviste doit s'efforcer de maintenir la chaîne de conservation des documents numériques afin d'en assurer la valeur probante et la valeur de témoignage.