1.1.3. Processus d'affaires ou de métier
Pour faciliter la gestion et la conservation des documents numériques, l’archiviste doit connaître les processus d’affaires[1] ou de métier de son organisation. Les documents numériques produits et créés par un organisme découlent de ces derniers. Ainsi, pour un meilleur contrôle des documents numériques dès la création, l’archiviste peut utiliser l’analyse des processus.
Définition :
Un processus est « une suite d’opérations normalisées qui sont effectuées par des collaborateurs d’une fonction métier d’un organisme pour produire un résultat » (Ott, 2021, p. 31)
Un processus d’affaires implique qu’il existe :
o Un travail collaboratif et des interactions entre différents intervenants (acteurs organisationnels)
o Différents types d’intervenants : employés de différents niveaux, archivistes, informaticiens ...
L’analyse des processus est habituellement présentée sous une forme schématique (voir Figure 1). Elle illustre les différentes étapes d’un processus d’affaires ou de métier.
Figure 1. Exemple d’un processus simplifié visant à illustrer les principales étapes de recrutement d’un archiviste
La connaissance des processus d’affaires permet d'identifier et documenter les diverses activités de l’organisme, les types de documents créés, manipulés et partagés et les systèmes d’information où ils sont stockés et organisés. Elle permet aussi de mieux intégrer les pratiques individuelles de création des documents aux pratiques organisationnelles souhaitées pour la gestion des documents numériques.
Des ressources complémentaires sont offertes à l’archiviste pour mieux se familiariser avec la gestion des processus, notamment une formation portant sur la cartographie des processus offerte par France Université Numérique (https://www.fun-mooc.fr/fr/cours/introduction-a-la-cartographie-des-processus-metiers-avec-bpmn-cartopros/).