Module 7B - section 2 : La création et l'identification de documents numériques

Le recours grandissant aux technologies numériques pour la création des documents a eu pour effet d’accroître de façon importante le nombre de créateurs de documents. En effet, toutes les personnes peuvent créer les documents dont elles ont besoin dans l’exercice de leurs fonctions. Elles peuvent également utiliser diverses plateformes pour ce faire. De plus, la collaboration est de plus en plus encouragée et l’on voit souvent des documents qui sont co-créés par plusieurs individus et/ou plusieurs fonctions. Pour l’archiviste, il peut être ardu d’identifier le créateur autonome (c'est à dire le producteur) de ces documents et une réflexion par processus sera d’un grand secours pour identifier le fonds. Par conséquent, des mesures d’encadrement doivent être prises dès la création pour assurer une gestion et une conservation adéquate durant tout le cycle de vie des documents numériques. L’archiviste doit aussi considérer les pratiques individuelles de création lors de l’implantation de mesures d’encadrement afin d’en faciliter leur mise en application.