1.3.1. Connaître le lieu de stockage
Le fait de ne pas connaître les lieux d’enregistrement peut avoir des effets négatifs sur la gestion et la conservation des documents, et plus largement sur le fonctionnement organisationnel. Parmi les possibles effets négatifs, mentionnons :
• Risque de perdre des documents administratifs, légaux et financiers.
• Perte possible de la mémoire organisationnelle.
• Recherche et réutilisation difficiles des documents.
• Frein à la continuité des activités.
Ainsi, il est important que les documents soient identifiés dans des systèmes d’enregistrement institutionnels.
L’enregistrement[1] est l’action d’enregistrer le document numérique dans les espaces de stockage mis à la disposition des usagers. Ces espaces peuvent varier allant d’une structure de fichiers dans un espace réseau à un système d’archivage électronique gérant des documents d’archives numériques avant application du sort final.
La structure de fichiers est l’un des principaux éléments d'organisation pour les documents numériques. Tout comme l’archiviste utilise un système de classement pour les documents physiques, une structure de fichiers numériques est un moyen d'organiser les documents numériques. Elle garde une trace de l'emplacement des documents sur un disque, ainsi que tous les noms que vous donnez à vos documents numériques. De même, la structure de fichiers fournit généralement des fonctionnalités pour enregistrer les dates et les heures associées aux documents numériques, comme la dernière fois qu'un fichier a été modifié, quand il a été créé, la dernière fois qu'un fichier a été ouvert et, dans certains cas, lorsque le fichier a été supprimé.