1.3.3. Lignes directrices en matière de stockage

Pour faciliter la gestion et la conservation des documents numériques, l’archiviste peut notamment rédiger des lignes directrices quant aux espaces de stockage. Ces lignes directrices visent à :

  • Définir les rôles et responsabilités des usagers au regard de l’enregistrement des documents qu’ils/elles créent;

  • Faciliter la gestion et la conservation des documents numériques par l’archiviste;

  • Définir des espaces de stockage institutionnels.

Les lignes directrices peuvent être consignées dans un document autonome ou être inclues dans une politique plus large de gestion des documents numériques. Elles peuvent comprendre les informations suivantes :

 

• Objectifs : Préciser le but à atteindre et/ou les finalités de la politique. 

• Cadre légal et réglementaire : Préciser les lois et les règlements en lien avec la gestion des documents numériques, si applicable.

• Portée : La portée vise à définir les usagers et/ou les documents numériques qui sont concernés par la présente politique.

• Espace de stockage : Description des différents espaces d’enregistrement offerts aux usagers et leurs règles d’utilisation : droits d’accès, documents numériques pouvant y être enregistrés, outils de gestion documentaire implantés dans ces espaces, sauvegarde du contenu enregistré dans ces espaces.

Afin de mieux illustrer le contenu d’une telle politique, il est possible de consulter la Norme relative à la gestion des espaces de stockage et de conservation des documents et des informations utilisée à l’Université du Québec à Montréal (https://wiki.uqam.ca/pages/viewpage.action?pageId=47953482) qui décrit les usages appropriés des espaces de stockage institutionnels et personnels accessibles.

 

La création des documents numériques se fait souvent de façon autonome par les usagers au moyen de divers logiciels. Ainsi, des lignes directrices doivent être définies de façon à encadrer les pratiques et faciliter la gestion et la conservation des documents numériques.