Module 7B - section 2 : La création et l'identification de documents numériques

Chaque créateur (producteur) peut enregistrer des documents sur le « bureau » de son poste de travail ou sur le bureau virtuel. Cet espace lui est uniquement accessible car habituellement individuel. Il n’est pas recommandé d’y enregistrer des documents, en raison des restrictions d’accès qui limitent la poursuite des activités de l’organisation en cas d’absence. De plus, le bureau d’un poste de travail n’est pas relié à l’espace réseau et ne bénéficie pas habituellement d’une sauvegarde régulière.  

Un réseau informatique^[1] est un « ensemble d'ordinateurs et d'équipements interconnectés pour permettre l’échange d’information », selon des protocoles définis, « permettant aux usagers de partager des ressources et des services » (ISO2789, 2022, notre traduction). L’espace réseau relie divers usagers et facilite le partage des documents. Cet espace fait habituellement l’objet de sauvegardes régulières. Il est souvent accessible selon les différents droits d’accès des usagers définis par l’organisme. Si plusieurs documents numériques sont partagés dans ces espaces, le recours à des outils de gestion documentaires sont requis (ex. : politique de nommage, classification, etc.). Sur un réseau, il peut y avoir aussi un espace individuel dédié qui présente les mêmes désavantages que le poste de travail ou le bureau virtuel, sauf en ce qui concerne les sauvegardes.

La gestion électronique des documents^[2] est un système informatisé qui permet l’acquisition, l’organisation et l’enregistrement des documents numériques. Ce système vise à faciliter la recherche et le partage de ceux-ci entre les usagers. La modification et la destruction des documents sont possibles de façon à améliorer l’efficacité des activités quotidiennes. Certaines GED gèrent le cycle de vie et offrent un module dit d'archivage ou de conservation. Ce type de dispositif ne fait que figer les documents qui y sont transférés mais ne présente pas les mêmes garanties que les electronic records management systems.

Le système d’archivage électronique^[3] est une application dédiée à la gestion et de conservation de documents numériques. Il vise à « permettre la conservation des documents numériques sur le long terme et de les préserver de toute modification » (EBSI, 2015). Ce système répond habituellement à toutes les exigences de gestion pour assurer l’intégrité, l’authenticité, la fiabilité et l’accessibilité des documents numériques. Dans le cadre du travail bureautique, des SAE visent à sécuriser des documents et données avant application du sort final (electronic records management systems). La dimension probante est souvent importante.

Les plateformes de travail collaboratif peuvent être diverses et viser différents objectifs. Certaines plateformes de travail collaboratif peuvent être institutionnelles alors que d’autres peuvent être utilisées sur une base personnelle. De plus, elles peuvent offrir de nombreuses fonctionnalités qui visent à créer, stocker, communiquer et partager du contenu avec divers usagers (ex. : Dropbox, Sharepoint, Teams, Google Drive, etc).

Une base de données^[4] est un « ensemble structuré d'éléments d'information, généralement agencés sous forme de tables, dans lesquelles les données sont organisées selon certains critères en vue de permettre leur exploitation » (Office québécois de la langue française, 2005). Selon les pays, la base de données elle-même peut être considérée comme étant un document numérique et doit, par conséquent, être gérée selon les normes et les bonnes pratiques applicables.  

Les applications métier^[5] sont habituellement développées pour répondre aux besoins spécifiques d’une organisation ou d’un de ses secteurs d’activités. Elles visent notamment à améliorer l’efficacité dans la conduite des affaires et, par conséquent, les fonctionnalités varient selon les activités de l’organisme. Ces applications peuvent permettre la création de documents, le stockage et la communication de ceux-ci.

Les applications mobiles sont accessibles par un appareil mobile tels un téléphone intelligent ou une tablette tactile. Les applications mobiles peuvent présenter un défi pour l’archiviste, car les appareils sont habituellement disponibles uniquement pour l’usager. Ainsi, il peut être difficile d’accéder et de gérer les documents numériques se trouvant dans les appareils mobiles.