2.1. Les composantes des métadonnées
Tout d’abord, pour décrire un document numérique, on doit reconnaître ses propriétés (attributs ou éléments). En effet, les métadonnées sont composées d’une liste de propriétés qui correspondent aux caractéristiques de l’objet numérique à décrire. Par exemple, un document numérique pourrait avoir les propriétés suivantes : un titre, un ou des auteur(s), un format. Tandis qu’un objet muséal pourrait avoir les propriétés suivantes : un titre, des dimensions, des matériaux, etc. Ainsi, certaines propriétés peuvent être communes aux objets numériques à décrire tandis que d'autres propriétés peuvent être différentes selon la nature de l’objet numérique à décrire.
Fondamental :
Les propriétés pertinentes pouvant être utilisées pour décrire des documents d’archives numériques sont regroupées au sein d’un vocabulaire ou d’un schéma de métadonnées[1]. Ainsi, un schéma de métadonnées identifie et définit les propriétés. Il précise également les règles d’application de chaque propriété pour décrire les documents numériques.
Pour chacune des propriétés, des valeurs sont attribuées ou assignées. Les valeurs correspondent à la description des documents numériques (voir Tableau 1).
Nom de la propriété | Valeur |
Titre | Procès-verbal du conseil d’administration |
Format | .docx |
Date de création | 2022-01-01 |
Tableau 1. Association propriétés et valeurs. © Patrick Beaulieu révisé par Natasha Zwarich, ARV2030 Gestion électronique des documents, Université du Québec à Montréal, 2008-2020.
Remarque :
Cependant, pour être pleinement efficaces, les métadonnées doivent faire l’objet d’une normalisation. La sous-partie suivante présentera les principales normes applicables aux métadonnées.