2.4. Enjeux des métadonnées

La description de documents numériques pose certains défis. Dans cette partie, nous ferons un survol des principaux enjeux que pose l’utilisation des métadonnées dans la description des documents numériques et auxquels l’archiviste doit porter une attention particulière.

 

  • Qualité. Diverses catégories de métadonnées permettent la description, la gestion, l’utilisation et la préservation d’un document numérique. Par conséquent, il importe que ces métadonnées soient de qualité. En effet, elles doivent refléter le contenu du document, représenter les activités menant à sa création et générer des métadonnées système fiables.

  • Granularité et précision. La granularité réfère au niveau de détail d’une description. Le niveau de détail des descriptions des documents numériques doit être de granularité similaire de façon à permettre un meilleur accès de ces ressources. Ainsi, plus une description est fine, plus l’accès sera précis. Cependant, ce niveau de précision peut causer du silence (c’est-à-dire l’absence de résultats pertinents) ou beaucoup de bruits lors du repérage.

  • Exhaustivité et pertinence. Il s’agit de s’assurer que toutes les caractéristiques pertinentes des documents numériques sont bien documentées tout en tenant compte de la faisabilité de la collecte de ces métadonnées et de ce qui est nécessaire aux fins de gestion et de préservation.

  • Interopérabilité. L’interopérabilité[1] est la « capacité que possèdent des systèmes informatiques hétérogènes à fonctionner conjointement, grâce à l'utilisation de langages et de protocoles communs, et à donner accès à leurs ressources de façon réciproque. » (Office québécois de la langue française, 2007). L’interopérabilité est un enjeu très important au niveau des métadonnées. En effet, dans l’environnement numérique, il est nécessaire que l’archiviste s’assure de la prise en charge des métadonnées par les différentes applications et de la possibilité de partager les métadonnées par le biais des plateformes numériques. L’interopérabilité repose notamment sur l’usage de normes. L’archiviste doit également considérer les divers types d’interopérabilité.

 

 

Complément

L’interopérabilité sémantique assure une compréhension commune des informations échangées. Ainsi, pour atteindre l’interopérabilité sémantique, l’archiviste doit utiliser un modèle de référence commun.  Le recours à des vocabulaires contrôlés communs pour saisir les valeurs rend ainsi les métadonnées compréhensibles à travers les systèmes.

 

L’interopérabilité syntaxique réfère à la forme des descriptions de façon à formater les métadonnées pour qu’elles soient traitées correctement par des systèmes informatiques. Par exemple, pour le nom du créateur (ou producteur) du document, il est important de déterminer si le nom de famille doit être inscrit avant le prénom ou si la forme prénom et nom est acceptée.

 

L’interopérabilité technique, quant à elle, réfère à la communication et à l’échange de données entre des systèmes différents au moyen de normes et de protocoles largement adoptés.

En somme, la description des documents numériques, dès le stade actif, s’effectue grâce aux métadonnées. Les métadonnées fournissent des informations sur les documents numériques et leur qualité influe sur la gestion, la préservation et le repérage de ceux-ci. L’uniformisation des métadonnées et le recours à des normes contribuent à améliorer leur partage et leur diffusion.