2.3. Développement d'un profil de métadonnées
Un vocabulaire ou schéma de métadonnées permet de créer des profils de métadonnées qui serviront à décrire divers types de documents numériques. Un profil de métadonnées[1] propose un ensemble de propriétés pouvant être utilisé pour décrire un type de document numérique ainsi que leurs règles d’utilisation. En effet, dans un profil de métadonnées, il faut identifier si une propriété doit être obligatoire pour décrire le document numérique (voir Tableau 2).
Tableau 2. Règles d’utilisation pour un profil de métadonnées © Patrick Beaulieu révisé par Natasha Zwarich, ARV2030 Gestion électronique des documents, Université du Québec à Montréal, 2008-2020.
Ainsi, à partir des propriétés contenues dans un vocabulaire, il est possible de créer plusieurs profils de métadonnées (Figure 4). Il pourrait y avoir un profil pour décrire les procès-verbaux, un profil pour décrire les contrats, un profil pour décrire des règlements, etc.
Figure 4. Création d’un profil de métadonnées à partir d’un vocabulaire. © Patrick Beaulieu révisé par Natasha Zwarich, ARV2030 Gestion électronique des documents, Université du Québec à Montréal, 2008-2020.
Sur la base de ces profils, il serait ainsi possible d’effectuer une description uniforme des grandes séries de documents numériques que possède une organisation (Figure 4).
Figure 5. Utilisation d’un profil de métadonnées pour effectuer une description. © Patrick Beaulieu révisé par Natasha Zwarich, ARV2030 Gestion électronique des documents, Université du Québec à Montréal, 2008-2020.
Ainsi, pour élaborer des profils de métadonnées pour décrire les documents numériques de son organisme, il importe de :
· Identifier les types de documents numériques à décrire.
· Évaluer et prioriser les types de documents à décrire.
· Par type de document, analyser les caractéristiques et identifier les propriétés pertinentes pour la description.
· Si possible, réutiliser les propriétés déjà existantes dans le vocabulaire ou le schéma.
· Si nécessaire, créer de nouvelles propriétés et les ajouter au vocabulaire ou schéma.
· Mettre en application le profil de métadonnées.
Conseil :
La création de profils de métadonnées requiert une connaissance et une analyse fine des documents numériques et de leur utilisation. En effet, il faut tenir compte du niveau de détail requis, à savoir s’il est nécessaire de procéder à une description détaillée ou non. Il faut également considérer le mode de création des métadonnées, à savoir si les valeurs peuvent être générées automatiquement ou si elles doivent être saisies manuellement. Ce dernier élément est particulièrement important puisqu’une saisie manuelle peut considérablement alourdir le processus de description. La description des documents numériques doit être effectuée selon les besoins de recherche, d’utilisation et de gestion des documents. Elle doit également être effectuée en considérant les besoins futurs, notamment la préservation à long terme des documents numériques.
En France, le standard d’échange des données pour l’archivage (SEDA) donne un cadre à la création de profils et des outils existent pour faciliter leur élaboration comme le Profil d'archivage simple pour le traitement de l'Information en SEDA (PASTIS) (https://download.programmevitam.fr/pastis-standalone/) ou le Générateur automatisé de SEDA pour profils d'archivage Gaspar (https://gaspar.mintika.fr/).
En somme, la gestion des documents numériques requiert nécessairement des métadonnées. Or, différents enjeux doivent être considérés.