3.2.4. Indexation en vocabulaire contrôlé (langage documentaire)
Pour améliorer le niveau de précision, uniformiser le vocabulaire et faciliter le repérage, l’archiviste peut utiliser un vocabulaire contrôlé. Le vocabulaire contrôlé consiste à choisir les termes d’indexation dans une liste de valeurs possibles (langage documentaire[1]). Le vocabulaire contrôlé est habituellement sous la responsabilité d’un organisme ou association qui a la responsabilité de le faire évoluer. Par ailleurs, l’archiviste doit tenir compte des normes de syntaxe contrôlée, c’est-à-dire qu’il faut que certaines valeurs respectent une syntaxe précise.
Définition :
Un langage documentaire est un « sous-ensemble structuré de termes extraits de la langue naturelle et dont on a contrôlé la forme et la signification » (Hudon, 2013).
Le langage documentaire permet notamment d’augmenter la précision lors de la recherche et de diminuer l’impact « des problèmes causés par la synonymie et l’homographie de la langue naturelle » (Hudon, 2013).
Conseil :
Il existe différents langages documentaires qui peuvent être pertinents pour l’archiviste. Parmi ceux-ci, mentionnons les normes visant à proposer des termes d’indexation : Library of Congress Subject Headings (LCSH) ou Répertoire de vedettes matières de la Bibliothèque de l’Université Laval (RVM). L’archiviste peut également utiliser un thésaurus pour identifier des termes d’indexation pertinents. En effet, un thésaurus fournit un lexique, des définitions, des notes d’application ainsi que des relations sémantiques avec d’autres termes apparentés. De nombreux thesaurus sont proposés par le ministère de la Culture français, comme le thesaurus pour l’indexation des archives locales ou les listes d’autorité typologie documentaire, contexte historique (http://data.culture.fr/thesaurus/page/vocabulaires).