Module 7B - section 4 : La classification et l'évaluation des documents numériques

La destruction des documents numériques s’effectue au terme de leur durée de conservation. Tout comme les documents analogiques, la destruction doit être autorisée. Elle peut être dépendante, selon les législations nationales, du visa d’une autorité archivistique. Cette autorisation peut être donnée par différents moyens selon l’infrastructure technologique de l’organisme : 

• Formulaire papier ou numérique (ex. : pdf) dans lequel les documents et les dossiers à détruire sont indiqués. Ce formulaire est signé par la personne responsable.

• Métadonnées. Dans un système d’archivage électronique gérant des documents d’archives numériques avant application du sort final, il est possible de configurer le système de façon à ce que soit planifiée la destruction et qu’une alerte d’échéance soit envoyée aux personnes concernées. Ces personnes recevront un courriel leur demandant d’autoriser la destruction des documents. Une fois approuvée la mention « détruit » apparaîtra dans les métadonnées des documents et dossiers concernés.

Lorsque la demande de destruction est autorisée, l’archiviste peut procéder à la destruction des documents. La destruction des documents variera d’un organisme à l’autre selon l’endroit où sont stockés ceux-ci. Par exemple, si le délai de conservation prévoit la destruction des documents d’un dossier de publicité, l'archiviste doit, pour débuter, repérer où sont classés les documents visés par la destruction. Selon l’infrastructure technologique ou le fonctionnement de l’organisme, il peut s’agir de documents analogiques classés dans un dossier, des documents numériques enregistrés dans un espace réseau, des courriels, des documents partagés dans les plateformes collaboratives, sur des clés USB, etc. D’où l’importance de classer, d’organiser et d’identifier des espaces d’enregistrement dédiés pour les documents numériques dès leur création. Autrement, l’application des délais de conservation risque d’être ardue. Nous le savons tous, il peut être difficile de détruire un document numérique. Il peut exister en plusieurs exemplaires et évidemment être conservé sur les copies de sauvegarde. Il s’agit donc d’un aspect très important à considérer.

Pour l’action elle-même de destruction, l’archiviste peut identifier les meilleurs outils de destruction en collaboration avec le service des technologies de l’information de l’organisme. Il faut savoir qu’il existe différents logiciels de destruction des documents numériques et des fonctionnalités des systèmes d’archivage électronique gérant des documents d’archives numériques avant application du sort final facilitent la destruction. Selon les besoins, il est possible pour un organisme de faire appel à des firmes externes de destruction des documents numériques qui émettront un certificat de destruction. Par ailleurs, l’archiviste doit également s’assurer de respecter le caractère confidentiel et la protection des renseignements personnels lors de la destruction des documents. On trouvera dans le module de cours sur la préservation numérique 7.2 des conseils pour opérer la destruction matérielle des documents d’archives numériques.