Module 7B - section 4 : La classification et l'évaluation des documents numériques

Il est très important d’appliquer les délais de conservation sur une base régulière (ex.: chaque année). Certains organismes avaient l’habitude de faire des opérations de déclassement (transfert ou destruction) lorsque les classeurs débordaient de documents papier. Or, les enjeux d’espace sont différents avec les documents numériques. Bien que les espaces d’enregistrement aient une capacité de stockage limitée, il est possible d’y enregistrer de nombreux documents. En plus, l’achat d’espaces supplémentaires est relativement peu coûteux. Il peut être tentant d’en faire l’achat plutôt que d’investir temps et ressources pour appliquer les délais de conservation. Le calendrier de conservation est, selon les pays ou provinces, la politique officielle de conservation et de destruction des documents d’un organisme. Ainsi, l’archiviste doit s’assurer de procéder à l’application des délais de façon à ne conserver que les documents qui ont une valeur.  Autrement, la qualité, l’intégrité, l’accessibilité et le repérage des documents risquent d’être amoindris. Par ailleurs, le fait de conserver des documents au-delà des délais de conservation prévus peut poser un risque pour l’organisme et contrevenir à certaines lois ou règlements.