Module 7B - section 4 : La classification et l'évaluation des documents numériques

Tout comme les documents analogiques et en même temps qu’eux, les documents numériques doivent faire l’objet d’une analyse afin de déterminer les délais de conservation applicables et leur sort final (conservation, destruction, tri). L’archiviste doit s’assurer que l’ensemble des documents numériques produits et reçus dans l’exercice de ses activités sont couverts par l’un ou l’autre des délais de conservation. Il est possible qu’une activité soit uniquement documentée dans des documents numériques et qu’aucun délai ne soit déjà présent dans le calendrier de conservation. L’archiviste doit donc rester vigilant et s’assurer de créer un nouveau délai de conservation au besoin. Il est important de réviser régulièrement les délais de conservation et d’y apporter des modifications lorsque des nouveaux documents numériques s’ajoutent. Enfin, le calendrier de conervation peut être soumis, selon les législations nationales, à l'approbation d'une autorité archivistique.