Module 7B - section 5 : La préservation des documents numériques au stade courant

Les supports de stockage, tout comme les formats de fichiers, possèdent différentes caractéristiques qui peuvent influer sur leur capacité à assurer la préservation des documents numériques. Les besoins en termes de stockage sont très variables d’un organisme à l’autre. L’archiviste doit analyser les besoins au regard du volume des documents à préserver et du contexte organisationnel.

Les pratiques en termes d’enregistrement ont beaucoup évolué et tendent à varier selon les milieux. Lorsque l’infrastructure technologique le permet, plusieurs milieux utilisent l’espace d’enregistrement disponible sur un serveur compte tenu du volume important de documents à conserver et de la possibilité de redondance du serveur. Par ailleurs, certains milieux, selon les ressources disponibles, vont privilégier des supports autonomes à des fins de préservation. Le choix du support de stockage s’effectue habituellement dès le stade courant de la gestion des documents numériques.

L’archiviste doit considérer plusieurs critères afin de faire un choix judicieux pour le support de stockage à des fins de préservation. Voici certains critères à considérer :

• Redondance et copies. Capacité à faire des copies des documents numériques qui seront conservées dans différents endroits. Les documents numériques doivent pouvoir être accessibles en ligne et hors ligne, si nécessaire.

• Stabilité. La stabilité du support (inertie physique et chimique) et la robustesse (résistance aux agressions).

• Normes et fiabilité. Caractère plus ou moins répandu du support et le fait qu’il repose sur des normes reconnues.  

• Coût. Le coût du support est à considérer.

• Protection. L’existence de protections contre l’effacement accidentel ou volontaire, contre les défaillances et les erreurs. (Digital Preservation Coalition, 2021)

De plus, l’archiviste devra aussi considérer les documents numériques enregistrés sur d’anciens supports de stockage, tels que les supports magnétiques et optiques. Selon le support d’enregistrement choisi, l’archiviste devra analyser, en amont, les risques de perte de documents numériques et les stratégies de préservation pour remédier à la dégradation et à l'obsolescence.