3.2. Les critères de sélection des formats de fichiers
L’archiviste doit considérer plusieurs critères lors de la sélection de formats de fichiers aux fins de gestion et de préservation, notamment :
Ouverture. Il est préférable qu’un format soit publié et ouvert. Cependant, il est possible aussi qu’un format propriétaire largement diffusé et utilisé soit préférable à un format ouvert qui serait très peu utilisé. En effet, plus un format est utilisé, plus il y aura d’outils qui seront développés pour exploiter ce format. Il faut vraiment étudier les caractéristiques des formats à la lumière des types de documents numériques détenus par l'organisme.
Indépendance. Pour être pérenne, un format doit être indépendant c'est-à-dire ne pas dépendre d’autres formats. Certains formats seront ouverts, mais une composante permettant l’affichage du contenu peut être propriétaire, par exemple pour les jeux de caractères. Les formats devraient être indépendants des systèmes d’exploitation ou encore d’une composante matérielle tel un support d’enregistrement.
Limiter le nombre de formats utilisés. À des fins de préservation, et ce même au stade courant, il est important de limiter le nombre de formats utilisés, puisque plus il y a de formats, plus d’interventions seront nécessaires pour maintenir l’intégrité et l’accessibilité des documents numériques.
Vérifier l’existence de plusieurs logiciels de lecture. Il faut se rappeler qu'il est important que le contenu des documents numériques demeure accessible. Par conséquent, l’archiviste doit s’assurer de l’existence d’appareils de lecture.
Volume et compression. L’archiviste doit également vérifier le volume du format et si celui-ci compresse l’image afin de ne pas altérer l’intégrité des documents. En effet, la compression peut occasion des pertes ou des modifications de l’image. À des fins de préservation, il est important de privilégier des formats sans perte.
Usage prévu des formats. L’archiviste doit vérifier quel est l’usage prévu des formats. Par exemple, certains formats d’image sont utilisés pour la diffusion puisque les fichiers sont compressés, moins volumineux et permettent un téléchargement rapidement (ex. : JPEG). Tandis que certains formats se prêtent davantage à la préservation puisqu’ils ne compressent pas l’image (ex. : TIFF).
II s’agit là de certains critères qui peuvent guider le choix de l’archiviste pour la gestion et la préservation des documents numériques. Le choix d’un format peut également se faire selon les normes applicables et les recommandations formulées par les institutions nationales. Il importe de choisir une stratégie qui permettra la mise en place de solutions de préservation simples, mais efficaces.