2.4. Les copies de sauvegarde
Dans sa stratégie de gestion et de préservation des documents numériques, l’archiviste doit également considérer les documents conservés sur les copies de sauvegarde[1] de son organisme.
Définition :
Une copie de sauvegarde est une “copie d'un ou plusieurs fichiers ou programmes, le plus souvent mise à jour à intervalles réguliers, et qui permet la restauration des données en cas de perte” (Office québécois de la langue française, 2020, [Canada]).
Les copies de sauvegarde visent principalement, telle que la définition l’indique, à assurer la restauration des documents en cas de panne du système informatique pour ainsi permettre la continuité ou la reprise des activités de l’organisme. Plusieurs types d’évènements peuvent nécessiter le recours à des copies de sauvegarde, mentionnons les pannes matérielles ou logicielles, des erreurs causés par l’usager ou l’administrateur, des activités malveillantes ou des évènements catastrophiques (Public Record Office Victoria, 2023). Dans la plupart des cas, les copies de sauvegarde contiennent des copies de documents numériques qui sont enregistrés sur d’autres plateformes organisationnelles. Lorsqu'elles ne sont plus requises à des fins opérationnelles, elles sont habituellement détruites selon les politiques de conservation et de destruction en vigueur dans l’organisme.
Cependant, il est possible que les copies de sauvegarde contiennent des documents qui ne sont conservés dans aucun autre système. Si tel est le cas, ces documents doivent être gérés et préservés selon les bonnes pratiques de gestion de l’information applicables et ce, dans le respect de la législation en vigueur.
En somme, l’archiviste doit s’informer des pratiques de sauvegarde de son organisme auprès du personnel des technologies de l’information.