2.3. Points à considérer
L’utilisation d’un SAE gérant des documents d’archives numériques avant application du sort final nécessite, non seulement de considérer la composante technologique, mais également de considérer les acteurs impliqués dans l’utilisation et la gestion de cet outil.
Lorsque l’archiviste déploie ou utilise un SAE gérant des documents d’archives numériques avant application du sort final, il peut être confronté à certains défis :
· Les usagers et l’accompagnement au changement. L’utilisation d’un nouveau système ou la refonte d'un système existant peut changer les méthodes de travail des usagers. Par conséquent, il faut mettre en place des activités de formation et d’accompagnement pour faciliter la transition.
· Les fournisseurs. L’archiviste doit établir de bonnes relations avec les fournisseurs de service afin d’assurer une bonne compréhension des besoins de l’organisme et une disponibilité du fournisseur.
· Les ressources. L’utilisation d’un système d’information requiert la mobilisation de beaucoup de ressources, tant humaines, matérielles, financières que technologiques. Par conséquent, il faut que l’archiviste s’assure de la mobilisation de celles-ci.
· Les obligations légales. Toutes les activités menées doivent respecter le cadre légal et réglementaire de l’organisme.
· Les délais. Le déploiement d’un système d’information prend du temps et des délais sont souvent à prévoir. L’archiviste doit donc planifier ses activités de gestion des documents numériques de façon à limiter les délais hors norme.
Il y a, toutefois, plusieurs éléments qui facilitent la mise en place d’un SAE gérant des documents d’archives numériques avant application du sort final :
· Des dispositifs de gestion documentaire bien implantés. Il est fortement recommandé que les dispositifs de gestion documentaire (plan de classement, calendrier de conservation, politiques, procédures, etc.) soient déjà utilisés de façon à ce que le changement soit graduel.
· Mandat fort de la haute direction. Afin de faciliter l’adhésion du personnel.
· Communication constante avec les intervenants. Une communication constante aidera à la gestion du changement et à garder le personnel mobilisé envers le logiciel.
· Définition claire des rôles et responsabilités. Plusieurs acteurs sont impliqués dans les activités de gestion des documents numériques. Il est donc important de définir les rôles et responsabilités de façon à profiter pleinement de l’expertise de chacun; de faire une gestion du temps efficace et d’éviter les mésententes.