Module 7B - section 6 : La technologie de la gestion des documents numériques

Tout d’abord, l’archiviste doit procéder à l’analyse de la situation (audit) afin d’avoir une idée précise de ce que son organisme détient en termes de documents et de technologies utilisées. L’analyse de la situation est menée par la collecte d’informations pertinentes sur son organisme et ses activités.  Cette collecte d’informations peut se faire en consultant de la documentation, en dressant un inventaire des documents numériques ou encore en faisant des entrevues et des questionnaires afin de sonder les usagers sur leurs pratiques à l’égard des documents numériques, les flux d’information ainsi que leurs niveaux de compétences informatiques et documentaires. Voici quelques exemples de questions à se poser : Quels types de fichiers doivent pouvoir être gérés : texte, images, audio, vidéo… ? Quels formats de fichiers sont utilisés : fichiers Microsoft Office, OpenOffice.org... ? Les contenus web doivent-ils être pris en compte ? Volumétrie ? L'espace disque prévu est-il suffisant et prend-il en compte l'évolution future des besoins ? Les dimensions du réseau sont-elles adaptées au trafic prévu entre le serveur de SAE et le réseau de l’organisme; quel nombre d’usagers, quelle ergonomie, quelle interopérabilité avec des applications déjà en place dans l’organisme etc. ? C’est aussi l’opportunité d’identifier les contraintes organisationnelles, techniques, budgétaires et légales. Au terme de cette analyse, un rapport est produit de façon à communiquer les différents constats et besoins aux gestionnaires responsables.

Lorsque l’analyse de la situation est complétée et les besoins identifiés, il importe de définir les exigences fonctionnelles du SAE. Il s'agit de recenser ce que l’organisme souhaite en termes de capture, classification, diffusion, gestion du contenu web, intégration avec les outils existants (en particulier bureautique), sécurité, indexation, recherche, interface, collaboration. Tel que recommandé dans la norme ISO16175, pour chaque fonctionnalité, il importe pour l’archiviste d’évaluer si chaque fonctionnalité est requise pour permettre une saine gestion des documents numériques au sein de son organisme. Plus précisément, il faut décider si une fonctionnalité doit être « obligatoire », c’est-à-dire que le système doit obligatoirement posséder cette fonctionnalité pour répondre aux exigences de l’organisme ou « optionnelle », c’est-à-dire que la fonctionnalité peut être présente ou non. Un tableau détaillé peut être créé de façon à consigner l’ensemble des critères évalués (voir Figure 1).

SCHEMA

Figure 1. Exemple de grille d’analyse des fonctionnalités d’un SAE

Finalement, au terme de l’analyse des exigences fonctionnelles, l’archiviste doit concevoir le plan de mise en œuvre. La mise en œuvre consiste à assurer l’installation du logiciel conformément aux exigences, la configuration et le paramétrage de celui-ci, la formation, les évolutions et les mises à jour et finalement, assurer la maintenance du système.