Introduction
La gestion des documents numériques au stade courant requiert la collaboration de différents acteurs organisationnels et la mise en place d’une vision commune et holistique des actions à prendre. Par conséquent, l’archiviste doit prévoir de mettre en place plusieurs composantes de gouvernance afin d’assurer une saine gestion des documents numériques.
En sus des caractéristiques des documents numériques et de l’environnement technologique de l’organisme, l’archiviste doit porter une attention particulière au contexte organisationnel dans lequel les activités sont menées. L’analyse du contexte organisationnel contribue à :
Atteindre les objectifs visés par la mise en place de dispositifs de gestion des besoins des usagers et des gestionnaires de l’organisme ;
Offrir les bons dispositifs et une information de qualité au moment opportun ;
Résoudre les problèmes rencontrés en lien avec la gestion des documents numériques ;
Optimiser l’utilisation des ressources.
Ainsi, la section 8 vise à présenter divers éléments à considérer dans un projet de gestion des documents au stade courant. La méthodologie est pour l’essentiel partagée avec celle appliquée aux documents d’activité en général et l’approche doit prendre en compte l’ensemble de la production documentaire analogique ou numérique.