2.3. Caractéristiques des documents d’archives dignes de confiance
Il est un fait que les documents d’archives sur support numérique sont très faciles à copier de manière exacte sur différents supports mais que, en même temps, l’évolution très rapide des technologies sous-jacentes (stockage, formats de fichier) invite à réinterroger les concepts d’originalité, d’authenticité et d’intégrité sur lesquels était fondé le caractère probant des documents d’archives sur support physique ou analogique.
Durant plusieurs années de travail, le groupe international InterPARES piloté par l’Université de Colombie-Britannique (Canada) s’est efforcé de définir ce qu’était un document d’archives sur support numérique digne de confiance.
Cette qualité s’évalue, selon lui, au regard de trois critères :
sa fiabilité[1] (authenticité diplomatique) : le document d’archives est reconnu fiable s’il traduit fidèlement les faits auxquels il se rapporte. On peut donc lui accorder foi en tant qu’énoncé des faits. Cette qualité peut se déduire de deux choses : la complétude de la forme du document et le degré de contrôle exercé sur la procédure au cours de laquelle il a été créé. La fiabilité est du ressort de la personne ou de l’organisation qui crée le document ;
son exactitude (authenticité historique) : le document d’archives est reconnu exact s’il contient des données correctes, précises et justes. L’exactitude est présumée lorsque le document est produit et utilisé au cours du processus métier qui aboutit à sa création. L’exactitude du document doit cependant faire l’objet d’une vérification systématique en cas de changement de support et de format de fichiers (donc lors d’opérations de préservation numérique). Cette vérification relève de la responsabilité de la personne ou de l’organisation qui gère le document, même si seule la personne ou l’organisation qui ont produit le document sont responsables de son exactitude initiale (un faux document transmis à un service d’archives reste un faux document ensuite) ;
son authenticité[2] (authenticité juridique) : le document d’archives est reconnu authentique s’il est bien ce qu’il prétend être et qu’il n’a été ni corrompu ni altéré. L’authenticité d’un document peut être maintenue et vérifiée en préservant son identité (ensemble des attributs d'un document qui le caractérisent comme unique, et qui le distinguent des autres documents) et son intégrité[3] (absence d’altération du message que le document est censé porter).
Rappel :
L’original d’un document d’archives sur support numérique n’est en réalité que la première version (celle du moment de sa création) et la plus parfaite (celle qui est apte à produire les effets que son auteur attend de lui) de celui-ci . Par la suite, il n’est possible d’utiliser une autre version de celui-ci, que sous réserve que celle-ci ait été produite dans des conditions qui garantissent le caractère digne de confiance du document (lors d’une extraction de l’environnement d’origine avec migration de format de fichiers, par exemple).
Attention :
L'archiviste doit être en mesure de garantir le maintien de l'exactitude et de l'authenticité (identité et intégrité) à partir du moment où il prend en charge le document d'archives, quelles que soient les opérations de préservation qu’il met en œuvre pour leur conserver un accès continu.