3.3. Risques sur les informations de représentation (Representation Information)
Le troisième risque auquel sont confrontés les documents d’archives sur support numérique porte sur les informations de représentation (Representation Information) au sens du modèle de référence OAIS. Ces informations sont en effet indispensables pour transformer les objets de données en objets d’informations et pour rendre les documents d’archives sur support numérique intelligibles et accessibles.
Ce risque peut se décomposer en plusieurs éléments :
le risque d’obsolescence de l’encodage technique utilisé (obsolescence des formats) ;
le risque d’indisponibilité ou de mauvaise qualité des autres informations de représentation.
Le risque d'obsolescence des formats
Les formats de fichiers qui encodent les documents d’archives sur support numérique sont sujets à plusieurs types de défaillances :
ils peuvent être dépendants d’un matériel et d’un système d’exploitation donnés ;
ils évoluent régulièrement à mesure que concepteurs et utilisateurs adoptent de nouvelles fonctionnalités. Les logiciels actuellement utilisés pour représenter des fichiers dans un format donné peuvent ne pas supporter les versions les plus anciennes de ce format, ce qui peut rendre les objets de données inaccessibles ;
ils peuvent ne plus être maintenus du tout, quelle que soit leur nature (ouvert/fermé, propriétaire, standardisé), en raison de la défaillance de la communauté ou de l’entreprise qui les a créés et maintenus ;
les logiciels qui permettent de représenter des objets de données enregistrées peuvent être sujets à des dysfonctionnements (bugs, logiciels malveillants).
Attention :
Les risques portant sur les formats de fichiers sont donc importants, même s’il ne faut pas les exagérer outre mesure. De nombreux formats de fichiers anciens restent pris en charge par les actuelles versions des logiciels. Le moment exact où l’obsolescence d’un format de fichiers se révèle est donc difficile à déterminer. L’obsolescence est davantage relative - liée à un environnement matériel et logiciel donné – qu’absolue.
Les risques d’indisponibilité ou de mauvaise qualité des autres informations de représentation
Mais le risque peut également porter sur l’insuffisance ou l’absence des autres informations de représentation, hors formats des fichiers :
la documentation du codage métier (structuration intellectuelle, codage des informations, choix des unités de mesure utilisées, etc.), indépendamment de l’encodage technique, est indispensable à la compréhension des documents d’archives sur support numérique. À défaut de création de cette documentation lors de l’élaboration des documents ou du système informatique permettant leur création, l’intelligibilité des documents sur le moyen comme le long terme ne peut pas être garantie. La perte ou la corruption de cette documentation ont les mêmes conséquences ;
les documents d’archives sur support numérique pouvant être constitués de fichiers dépendant les uns des autres. Toute perte d’information externe (ex. disparition d’un annuaire, absence de conservation d’une nomenclature ou d’une codification) aux fichiers concernés peut rendre les documents inexploitables ;
à défaut de connaissance du processus métier ayant abouti à l’élaboration ou à la réception des documents d’archives sur support numérique, leur intelligibilité sera tout autant mise en péril.
Fondamental :
L’accessibilité et l’intelligibilité à long terme des documents d’archives sur support numérique impliquent donc de prendre en compte et de gérer ces risques directement liés à leur exploitabilité technique et humaine. Une bonne politique de gestion des informations de représentation et la mise en œuvre des opérations humaines et techniques correspondantes sont donc essentielles à la préservation à long terme des documents d’archives sur support numérique.