3.4. Risques organisationnels
Indépendamment des risques techniques, les documents d’archives sur support numérique sont sujets à tout un ensemble de risques organisationnels qui peuvent mettre en péril leur préservation à long terme.
On peut citer, entre autres :
le manque de connaissance et de compétences des différents acteurs de la chaîne de préservation (services producteurs, services informatiques, services d’archives), ce qui peut entraîner des prises de décisions inappropriées ;
l’absence ou la défaillance des procédures mises en œuvre par les différents acteurs. Ces dysfonctionnements peuvent porter atteinte à la confiance portée aux documents eux-mêmes ;
le manque de documentation et de traçabilité des actions mises en œuvre, ce qui peut rendre indétectables des atteintes portées à l’intégrité des objets de données ou remettre en question l’authenticité et l’exactitude des informations correspondantes.
Fondamental :
Une bonne organisation ainsi qu’une bonne sensibilisation et formation de l’ensemble des acteurs sont donc indispensables à la préservation à moyen et à long terme des documents d’archives sur support numérique. Dans le cas d’une conservation à très court terme (moins d’un an), le risque est moindre.