1.1. Les Niveaux de préservation numérique (NDSA Levels of Preservation) de la National Digital Stewardship Alliance (NDSA)
Ce premier outil méthodologique a été élaboré en 2013 puis révisé en 2018 par la « National Digital Stewardship Alliance »
(NDSA), une association américaine présentée dans la section 6 de ce module.
Les « Niveaux de préservation numérique (NDSA Levels of Preservation) »
constituent un guide permettant à tout service d’archives – quels que soient sa taille et son niveau de ressources – d’évaluer sa maturité en matière de préservation numérique.
Le tableau des Niveaux de préservation numérique
Cet outil se présente sous la forme d’un tableau comprenant 4 colonnes et 5 lignes :
les colonnes définissent des niveaux de maturité, en fonction des réponses apportées aux questions posées dans les différentes lignes :
niveau 1 : protéger ses données ;
niveau 2 : connaître ses données ;
niveau 3 : surveiller ses données ;
niveau 4 : réparer ses données ;
les lignes correspondent à des domaines fonctionnels qu’il convient d’analyser pour évaluer le niveau de maturité de son organisation :
le stockage ;
la sécurité des informations ;
les métadonnées[2] ;
les formats de fichiers.
Remarque :
L’évaluation peut être globale et porter sur l’ensemble de l’environnement, ou partielle et ne porter que sur tout ou partie des documents d’archives sur support numérique pris en charge.
Fig.1 : Niveaux de préservation numérique (source : https://bnf.hal.science/hal-02551807v1)
La feuille de calcul
Une feuille de calcul (disponible et téléchargeable à l’adresse suivante : https://bnf.hal.science/hal-02551807v1 ; DOI : 10.17605/OSF.IO/QGZ98) permet de procéder à l’évaluation en entrant dans chaque case une valeur entre 0 et 2 :
la valeur 2 permet de dire que le service a atteint l’objectif proposé ;
la valeur 1, que le service travaille sur le sujet ;
la valeur 0, que le service n’a rien fait en la matière.
Un code couleur (vert/jaune/rouge) permet d’identifier automatiquement les domaines les plus critiques et d’entamer le travail de réflexion nécessaire à l’amélioration de la situation : fixation d’objectifs et de priorités ; demande et allocation de ressources ; communication auprès des différents interlocuteurs du service (autorités hiérarchiques ou de tutelle, financeurs, collaborateurs internes, services producteurs, usagers).
Limites...
Conseil :
L’opération d’évaluation peut être relancée régulièrement, ce qui permet de mesurer l’état d’avancement des actions mises en œuvre et la progression du service en maturité.
Attention :
L’outil proposé est pratique, facile à prendre en main. Il présente cependant l’inconvénient de se concentrer sur les procédures existantes et les moyens techniques, et néglige l’analyse du contexte d’intervention du service d’archives, ainsi que les aspects stratégiques et les moyens disponibles.