1.2. Grille d'évaluation rapide (Rapid Assessment Model) de Digital Preservation Coalition
Le second outil est constitué par la « Grille d’évaluation rapide »
conçue par « Digital Preservation Coalition »
, structure à but non lucratif britannique qui sera également présentée dans la section 6 de ce module.
La grille d’évaluation a globalement la même finalité que le premier outil. Il s’agit d’aider les organisations – y compris les services d’archives – à évaluer rapidement leur degré de maturité en matière de préservation numérique, ainsi que leur capacité à mettre en œuvre des actions en la matière.
Remarque :
Son périmètre est plus large que celui des « Niveaux de préservation »
de la NDSA, car elle couvre également les questions stratégiques et juridiques et les moyens disponibles.
Description de la grille d'évaluation conçue par Digital Preservation Coalition
La grille d’évaluation (disponible à l’adresse suivante : https://www.dpconline.org/digipres/implement-digipres/dpc-ram/download-dpc-ram) se décompose en deux niveaux regroupant 11 sections :
le niveau stratégique :
section A : viabilité de l’organisation (mode de gouvernance, structure organisationnelle, dotation en personnels et en ressources) ;
section B : politique et stratégie ;
section C : bases légales (gestion des droits et responsabilités, éthique et déontologie) ;
section D : ressources informatiques ;
section E : amélioration continue (définition des objectifs, suivi de ceux-ci) ;
section F : communauté (engagement de l’organisation dans la communauté professionnelle) ;
le niveau opérationnel :
section G : collecte, transfert et prise en charge ;
section H : préservation binaire (stockage, gestion de l’intégrité) ;
section I : préservation des informations et de leur accessibilité ;
section J : gestion des métadonnées ;
section K : recherche et accès.
À chaque section, les organisations doivent évaluer leur niveau de maturité, sur une échelle de 0 à 4, en fonction de critères qui sont définis dans le manuel accompagnant la grille :
niveau 0 : conscience faible ;
niveau 1 : conscience ;
niveau 2 : gestion minimale ;
niveau 3 : gestion standard ;
niveau 4 : gestion optimisée.
Un tableau récapitulatif permet à l’organisation procédant à l’évaluation de :
reporter le niveau choisi pour chaque section (le niveau actuel), en documentant le choix ;
identifier l’objectif à atteindre en matière de niveau (le niveau cible) ;
définir les actions à mettre en œuvre pour atteindre ce niveau cible.