5.1. La planification des actions de préservation
Comme pour les actions de conservation et de restauration des documents d’archives sur support analogique, la préservation des documents d’archives sur support numérique doit faire l’objet d’une planification.
La planification doit s’appuyer sur les éléments suivants :
le registre des documents pris en charge par le service (cf. section 2. chapitre 2) qui permet d’identifier les grandes catégories de formats de fichiers numériques dont sont constitués les fonds d’archives conservés par le service – puisque les actions de préservation sont bien souvent dédiées à une catégorie de formats de fichiers en tant que telle, voire à un format particulier dont il faut identifier tous les fichiers concernés facilement ;
la veille assurée par le service d’archives sur les fonds conservés et sur les pratiques mises en œuvre par la communauté professionnelle. Un des objectifs de cette veille est d’identifier les risques de non-disponibilité des documents d’archives – c’est-à-dire l’incapacité de donner accès au contenu de ceux-ci, notamment du fait de l’obsolescence des logiciels utilisés –, de repérer les innovations tant matérielles que logicielles qui pourraient être utiles pour donner accès aux documents d’archives, ainsi que de pressentir l’évolution des attentes des utilisateurs du service. La veille doit donc non seulement concerner les formats de fichiers, mais aussi les outils matériels et logiciels utiles pour donner accès au contenu des documents d’archives et les services attendus par les utilisateurs ;
les retours d’expériences effectués par d’autres institutions sur des documents d’archives ou collections de même nature, ou d’ores et déjà réalisées par le service d’archives lui-même.
Sur cette base, la planification doit permettre de :
définir les actions de préservation à mettre en œuvre, sur la base des besoins identifiés par les utilisateurs, ainsi que les critères de succès de ces opérations ;
évaluer les ressources et moyens nécessaires pour les mettre en œuvre – internes comme externes ;
procéder à une analyse des risques associés à la réalisation de ces opérations – ou au contraire à leur non-réalisation.
Conseil :
Il peut être utile, avant de lancer une opération de préservation, de vérifier la liste des fichiers susceptibles d’être concernés par celle-ci, en mettant à jour le registre des documents d’archives pris en charge par le service. Les registres de formats de fichiers (comme PRONOM) étant régulièrement mis à jour et les outils d’identification affinés (nouveaux formats de fichiers identifiés, correction d’anomalies), il vaut mieux vérifier si la liste des fichiers concernés est toujours à jour de l’état de l’art.