Module 7C - Section 3 : Intervenir sur les documents d’archives sur support numérique afin d’en garantir la préservation

Cette partie complète et précise la section 3 (La description et l’indexation des documents numériques) du module 7B .  

Comme pour les documents d’archives sur support physique ou analogique, la description des documents d’archives sur support numérique est essentielle, à la fois pour garantir leur préservation et leur intelligibilité tout au long de leur durée de conservation et pour faciliter la recherche et l’accès. 

Cette description concerne :

• le contexte de production et le contenu des documents eux-mêmes : les métadonnées descriptives ;

• les règles de gestion associées à ces documents d’archives (durée de conservation, conditions de communicabilité, de diffusion, de réutilisation, clauses de confidentialité, etc.) : les métadonnées de gestion ;

• les propriétés techniques des fichiers correspondants aux documents : les métadonnées techniques ;

• la trace des actions mises en œuvre par le service d’archives durant toute la période où celui-ci a la charge des documents d’archives.

Nous nous attarderons principalement dans ce chapitre sur 

• les métadonnées descriptives qui permettent de comprendre la structure et la sémantique des informations contenues dans les documents ;

• les métadonnées techniques qui ont été spécifiquement développées pour la prise en charge et la conservation des fichiers où sont stockés les documents d’archives sur support numérique. Ce sont ces métadonnées sur lesquelles s’appuient la définition et la mise en œuvre des opérations de préservation numérique, et qui déterminent les conditions dans lesquelles l’accès aux documents peut être effectué (environnement matériel et logiciel à fournir aux utilisateurs) ;

• les traces qui sont générées par le service d’archives pour mettre en œuvre les opérations de préservation. Pour les traces à générer dans le cadre des opérations d’accès, de réutilisation, de valorisation et de diffusion, nous renvoyons aux modules de cours 11 et 12.

L’enregistrement et la gestion des métadonnées dépendent du système d’archivage utilisé par le service d’archives :

• utilisation de tableurs ;

• utilisation d’une base de données dédiée standard ou métier ;

• utilisation d’un système informatique dédié à la gestion des documents d’archives (voir la section 4 de ce module).

Quelle que soit la méthode utilisée, il est essentiel de sauvegarder les métadonnées et de conserver le lien intellectuel entre métadonnées etfichiers numériques.