3.1. Les métadonnées descriptives
D’une manière générale, la manière de décrire les documents ne change pas parce que ceux-ci sont sur support numérique.
Cependant, dans certains cas, notamment dans le cas d‘archives produites au moyen d’une application utilisant un système de gestion de base de données – donc codées et non directement lisibles et exploitables sans informations de représentation –, il peut être nécessaire de disposer de métadonnées descriptives plus pointues que celles requises pour comprendre des documents d’archives sur support physique ou analogique.
En fonction du mode d’export des informations contenues dans l’application (export des différentes tables « à plat », cf. la section 5 de ce module), il pourra en effet être nécessaire de disposer :
de la description de la structure de la base de données au cœur de l’application, c’est-à-dire de la manière dont les différentes tables s’articulent entre elles (ce que l’on appelle le modèle relationnel de données[1]) ;
de la structure de chaque table (nombre de « colonnes », nombre de lignes/d’enregistrements, signification de chaque « colonne ») ;
de la signification des valeurs saisies dans chaque case de la table (ce que l’on appelle le dictionnaire des données), surtout si celles-ci ont fait l’objet d’une codification (ex. 0 = non, 1 = oui).
Toutes ces informations seront nécessaires pour permettre d’accéder au contenu des documents produites au moyen de l’application sur le long terme.
Remarque :
Dans de nombreux cas, des métadonnées descriptives des documents existent dans le nommage des fichiers correspondants ou dans les systèmes dans lesquels elles ont été créées et gérées. L’archiviste aura intérêt à récupérer ces métadonnées automatiquement, soit par un export au moment de l’extraction des documents du système de production, soit au moyen d’un outil d’extraction.
Attention :
Si de nombreuses métadonnées descriptives peuvent être récupérées ou extraites automatiquement, toutes ne peuvent pas l’être (ex. service producteur) et leur renseignement nécessite l’intervention d’un archiviste.
Attention :
Les métadonnées, comme les documents, doivent faire l’objet d’une évaluation et d’une sélection. D’une part, il n’est pas utile – voire légal – de toutes les récupérer sous forme de métadonnées descriptives interrogeables. D’autre part, leur qualité peut se révéler extrêmement hétérogène : saisie réalisée sans règle par de nombreux utilisateurs d’une application ; changement de règles mises en œuvre par un utilisateur.