8.2. L'audit

Fondamental

La mise en œuvre de procédures d’audit régulières constitue également un axe important de la conservation des documents d’archives sur support numérique.

Des audits doivent porter sur les points suivants :

  • la vérification régulière de la complétude du stockage : tous les fichiers correspondant à des documents pris en charge par le service d’archives sont-ils bien enregistrés sur les supports de stockage ? Le nombre de copies attendu pour chaque fichier est-il correct ?

  • la vérification régulière de l’intégrité binaire des fichiers enregistrés sur les supports de stockage : les fichiers enregistrés sur les supports de stockage ont-ils bien la même empreinte que les fichiers  transmis ? Toutes les copies des fichiers ont-elles bien la même empreinte, et celle-ci correspond-elle à celle des fichiers transmis ?

  • la vérification de l’intégrité du document d’archives en tant que tel, si celui-ci est constitué de plusieurs fichiers (ex. un document signé où document et signature sont représentés par deux fichiers différents mais liés). Dans ce cas, le contrôle porte sur l’ensemble des fichiers correspondant au document d’archives, en prenant en compte l’ensemble des copies correspondant aux différents fichiers qui composent le document.

Attention

Dans tous les cas, si des anomalies sont détectées, il convient de prendre les mesures correctives nécessaires :

  • écriture des fichiers sur l’ensemble des supports de stockage si certaines copies manquent à l’appel ;

  • remplacement de la copie corrompue par une copie dont l’empreinte correspond à celle du fichier qui a été transmis au service de stockage.

Dans les plateformes utilisant des logiciels conçus pour la préservation des documents d’archives sur support numérique, des mécanismes automatiques d’audit peuvent être déclenchés. Ce qui ne dispense pas de l’évaluation de l’archiviste en cas de détection d’une anomalie.

Fig. 5 : Copie d’écran de l’interface VitamUI qui propose des fonctions d’audit intégrées

Complément

  • l’audit constitue une opération technique qui nécessite la disponibilité d’une force de calcul suffisante. La mise en œuvre trop régulière ou sur de trop grands ensembles de cette opération peut porter atteinte à la performance globale du système d’archivage, au même titre que les opérations de préservation. Cet emploi de ressources a un impact financier et environnemental non neutre, il faut donc le planifier avec précaution afin d’en réduire l’impact ;

  • le registre des documents d’archives pris en charge par le service d’archives constitue un élément clé pour procéder aux opérations d’audit. Il enregistre en effet les métadonnées techniques qui servent de référence pour auditer le service de stockage. La sécurité de ce registre constitue donc un point essentiel, et toute corruption de celui-ci peut porter atteinte à la sécurité globale du système d’archivage ;

  • les opérations d’audit ne peuvent être mises en œuvre au même rythme sur tous les supports de stockage. Autant un audit des fichiers enregistrés sur disque peut être facile à mettre en œuvre et être fait régulièrement, autant un audit des fichiers enregistrés sur des bandes déconnectées du réseau peut être long. Le rythme des opérations d’audit doit donc être adapté en conséquence.

Pour en savoir plus sur les fonctionnalités d’audit mises en œuvre par la solution logicielle d’archivage numérique Vitam, consulter la documentation suivante : http://www.programmevitam.fr/