2.3.1. Les caractéristiques du format PDF

Le format PDF (Portable Document Format) a été inventé en 1991 par John Warnock, cofondateur de la société Adobe, pour permettre de créer des documents, d’en échanger des versions par voie électronique indépendamment de l’environnement matériel et logiciel et de visualiser leur contenu sur n’importe quel environnement matériel et logiciel.

Désormais normalisé à l’ISO (norme ISO 32300, 2008), le format PDF préserve la mise en page (police de caractères, images, objets graphiques) définie par l’auteur d’un document d’archives.

Le format PDF est disponible dans plusieurs versions, aux fonctionnalités différenciées :

  • les versions courantes offrent des options personnalisées comme la compression des images et des textes ;

  • des versions interactives permettent de définir des zones de texte modifiables, d’ajouter des notes et des corrections, offrent des menus déroulants, permettent de rajouter des liens vers des sites webs, etc. ;

  • une version PDF/A a été conçue pour imprimer des documents destinés à être conservés sur le long terme. Cette version interdit certaines fonctionnalités inadaptées à cet usage, comme le fait de lier le document à une police de caractères externe – dans un fichier au format PDF/A, la police de caractères est embarquée dans le fichier –, le chiffrement, l’intégration d’annotations, la présence de fichiers Javascript, etc. Plusieurs sous-versions existent : PDF/A-1 (2005), PDF/A-2 (2011), PDF/A-3 (2012), PDF/A-4 (2020)

Attention

Les fichiers PDF se présentent sous la forme d’un conteneur qui peut comprendre du texte, des images fixes, des fichiers multimédias, des signatures électroniques, des pièces jointes qui ne sont pas directement visibles mais que les logiciels de visualisation restituent – certains permettant même de les voir dans un volet particulier.

Les fichiers PDF peuvent être créés par :

  • des logiciels intégrés à des scanners ou des imprimantes multicopieurs, à l’occasion de la numérisation de documents d’archives sur support physique ;

  • des suites bureautiques, des logiciels de messagerie ou des logiciels de conception assistée par ordinateur (CAO), pour imprimer des documents en cours de conception ;

  • des logiciels spécifiques de conversion, disponibles soit sur l’ordinateur de l’utilisateur, soit en ligne, en mode service (comme IlovePDF).