Chapitre 3 - La mise en place de l'administration électronique
L’évolution de la législation en matière de droit de la preuve , on l’a vu, reconnaît une valeur de preuve aux documents sur support numérique.
Nous allons retrouver cette évolution dans l’ensemble des pays car elle vise à donner une confiance juridique indispensable au développement du commerce électronique.
En corollaire, cette évolution va entraîner le développement de ce qu’on appelle l’administration électronique avec la dématérialisation des processus métier qui généralement débute avec la mise en place des télétransmissions et téléservices, et se poursuit avec l’introduction de la signature électronique, ce qui entraîne la production d’originaux numériques qu’il s’agit de conserver, comme on devait conserver les originaux papier.
3.1 - Le développement de l'administration électronique en France et les plans gouvernementaux
Le Gouvernement français souhaite depuis la fin des années 1990, utiliser les nouvelles technologies de l’information et de la communication. Après une première période commençant en 1997 et centrée notamment sur le développement des sites internet gouvernementaux et des premières mises en place de téléprocédures, une accélération a été initiée en 2004 avec le programme stratégique pour l’administration électronique (PSAE) qui, sur une durée de trois ans, prévoit un plan d’action (ADELE) visant à dématérialiser des pans entiers de processus administratifs, dans tous les domaines. Cette accélération s’inscrit dans le nouveau cadre législatif et réglementaire qui vient d’être esquissé et s’appuie sur une agence interministérielle, devenue aujourd’hui une direction interministérielle placée auprès du ministère en charge du budget de l’Etat : la direction générale pour la modernisation de l’État (DGME) autour actuellement de quatre axes : adapter les missions de l’Etat, simplifier la relation avec les usagers, améliorer la qualité des services, optimiser la gestion des administrations.
Parallèlement le secrétariat d ’Etat à l ’Economie numérique a publié en 2008 : « France numérique 2012 : plan de développement de l’économie numérique » qui vise à permettre à tous les Français d’accéder aux réseaux numériques, à développer la production et l’offre de contenus numériques, à diversifier les usages et les services numériques (dont une partie concerne l’administration électronique) ainsi qu’à rénover la gouvernance et l’écosystème de l’économie numérique. Y figure la publication d’un nouveau plan stratégique pour l’administration électronique qui n’a pas encore vu le jour.
3.2- Les référentiels généraux de l'administration et grands domaines couverts par la dématérialisation
Ce développement de l’administration électronique s’appuie sur des référentiels principaux :
• Le premier touche à l’interopérabilité des systèmes d’information : cadre commun d’interopérabilité qui fixe par exemple les protocoles admis ou bien encore les formats de données (domaine essentiel pour la pérennité des données conservées).
• Les référentiels touchent également à la sécurité : politique de référencement intersectoriel de sécurité (PRIS) qui fixe les niveaux de sécurité exigés suivant les types de téléprocédures mises en place.
Ces référentiels n’avaient pas jusqu’alors de caractère officiel. Le Gouvernement a par conséquent fait voter une loi et, en vertu de cette loi, est parue le 8 décembre 2005, une ordonnance qui permet la mise en place de téléprocédures entre les administrations d'une part et entre les administrations et les citoyens d'autre part. C’est ainsi que l’ordonnance met en place le référentiel général d’interopérabilité (RGI) et le référentiel général de sécurité (RGS). Ces deux référentiels seront nourris à partir des dispositifs existants, à savoir le cadre commun d’interopérabilité et la PRIS.
Complément :
Concernant les domaines couverts (en France):
Le domaine financier a été précurseur, avec dès 2002, la mise en place de la télé-TVA, de la déclaration de revenus en ligne, ou encore de la dématérialisation de la facture électronique.
De même s’accélère la dématérialisation des échanges entre des partenaires comme les notaires, l’administration du cadastre, des hypothèques…
Depuis ont été dématérialisés le journal officiel lois et décrets ainsi que les marchés publics.
Sont actuellement mises en œuvre ou expérimentées la dématérialisation du contrôle de légalité, celle des demandes des actes de l’état civil, ou encore des premières applications dans le domaine social. Un énorme chantier concerne également la dématérialisation de la chaîne comptable et financière entre les ordonnateurs, les comptables publics ainsi que les contrôleurs, qui s'accompagne également de celle des pièces justificatives à l'appui des dépenses et des recettes (programme HELIOS).
3.3 - L'enjeu d'interopérabilité pour l'archivage
Que retenir de très important?
L'interopérabilité se traduit concrètement par la capacité, pour chaque entité administrative dotée d'applications informatiques d'échanger des données et des services avec d'autres entités ou avec des citoyens.
Il s'agit par exemple de pouvoir créer, gérer et transmettre des données à partir d'une application A, fonctionnant sur un système d'exploitation et sur un ordinateur donnés et de réutiliser ces données dans une application B locale ou distante, fonctionnant sur le même ou sur un autre système d'exploitation et généralement sur un autre ordinateur, chacun des deux contextes techniques étant susceptibles d'évoluer en fonction de contraintes diverses indépendamment l'un de l'autre.
Pour que cela soit possible dans un cadre d'entités multiples qui échangent des informations sous forme numérique, il est nécessaire :
• que la structure des données soit neutre et indépendante d'une application ou d'un progiciel particulier.
• que la description de ces données soit une description standardisée reconnue par les différentes entités utilisatrices.
Ces deux orientations techniques, motivées par les besoins d'interopérabilité, facilitent énormément l'archivage de ces informations.
Il est à ce titre intéressant de voir, dans le chapitre suivant, qu’un certain nombre de pays ont fait des choix similaires.
3.4 - Les référentiels et l'intervention des Etats
Pour être interopérables, nous venons de le voir, il convient de rester neutre par rapport à une application particulière et de standardiser la description des données.
Exemple :
En France, une version 1.0 du référentiel général d’interopérabilité (RGI) est actuellement publiée sur le site de référence de la DGME, qui attend une validation dans les mois à venir.
Trois niveaux sont traités dans le RGI :
• sémantique (savoir se comprendre),
• syntaxique (savoir communiquer)
• et technique (pouvoir communiquer).
Pour chacun de ces niveaux, le RGI propose un certain nombre de normes, standards et pratiques pouvant être privilégiés lors des échanges. Cette actuelle version du RGI est très peu contraignante dans la mesure où la très grande majorité des prescriptions relèvent de l’ordre de la recommandation (et non de l’obligation ou de l’interdiction).
Le RGI définit ainsi un cadre et un ensemble de règles qui devraient être à terme applicables à tous les services de l'État. Il faut donc une structure neutre et indépendante d’une application particulière
C'est pour cette raison que, dans son volet technique, le RGI définit un ensemble de règles visant à recommander l'usage de codages normalisés pour le codage des caractères, l'usage de PNG v1.2 pour l'échange, la représentation et la conservation d'images fixes non photographiques, l'usage du codage JPEG et du format JFIF (JPEG File Interchange Format) pour les images fixes photographiques de qualité ordinaire, l'usage de PNG ou TIFF/EP (norme ISO 12234) pour les images fixes photographiques de haute qualité, ou encore le format « Open Document Format » (norme ISO 26300) pour l'échange de documents bureautiques et PDF/A-1 (norme ISO 19005) pour leur conservation.
D'une manière générale, le RGI déconseille l'usage de formats propriétaires sauf dans les cas ou il n'y a pas d'alternative.
Complément :
Commission européenne
Depuis 2006, la Commission Européenne préconise une interopérabilité entre toutes les administrations nationales et régionales de l'Union Européenne.
Le programme IDABC (Interoperable Delivery of Pan-European eGovernment Services to Public Administrations, Business and Citizens) vise à fournir des services administratifs pan-européens en ligne aux administrations publiques, aux entreprises et aux citoyens. L'objectif est d'améliorer l'efficacité des administrations publiques européennes et la collaboration entre elles.
Au sein de ce programme, l'EIF (European Interoperability Framework) joue, au sein de l'Europe, le rôle du RGI en France. Avant sa mise en application contraignante, le RGI sera d'ailleurs validé au niveau européen afin que sa compatibilité avec l'EIF soit assurée.
En juillet 2008, une première version complète de l'EIF a été publiée en vue de recueillir les commentaires externes des administrations nationales, des industriels et des experts du domaine. Le planning d'élaboration et d'approbation de l'EIF prévoit une publication définitive fin 2008. L'EIF souligne que l'interopérabilité implique l'usage de formats de données ouverts, et par conséquent publiés, libres de droits et d'usage, élaborés dans le cadre d'organismes sans but lucratif, au sein desquels, le processus d'approbation doit être ouvert et accessible à toutes les parties concernées. Les standards propriétaires ont vocation à être éliminés.
De nombreux États membres ont actuellement entrepris de faire évoluer leurs administrations dans la même direction.
Par exemple :
en Allemagne : SAGA (Standards und Architekturen für E-Government-Anwendungen), normes et architectures pour les applications de e-Gouvernement ;
en Grande-Bretagne : e-GIF, cadre commun d'interopérabilité,
en Belgique : BelGIF (BELgian Governement Interoperability Framework) ;
au Danemark : OIOXML, cadre commun d'interopérabilité danois, http://digitaliser.dk/resource/7043
en Norvège : eNorway 2009.
Nous pouvons également observer qu'au sein de ces évolutions, le domaine des informations géographiques revêt une importance toute particulière.
Aux USA
Dès 1994, considérant l'impact des données géographiques sur certains domaines de l'activité économique, sur la gestion des ressources naturelles et sur la protection de l'environnement, le président américain Clinton a signé la directive 12906 faisant obligation à chaque agence relevant du gouvernement des États-Unis de décrire toute nouvelle collection de données géographiques qu'elle aura produite ou reçue, conformément au standard américain FGDC (Federal Geographic Data Committee) de métadonnées.
Quand on connaît la difficulté d'élaboration de métadonnées descriptives pour l'archivage lorsque ces métadonnées n'ont pas été produites en même temps que les données, on perçoit l'impact d'une telle directive.
En Europe
La très importante directive INSPIRE 2007/2/CE du Parlement européen et du Conseil du 14 mars 2007 vise à l'établissement d'une infrastructure d'information géographique dans l'Union européenne.
Elle définit un cadre juridique structurant pour l'accès et l'usage des données géographiques.
Elle a pour objectif de favoriser la production et l'échange des données et des services nécessaires aux différentes politiques de l'Union dans le domaine de l'environnement pris dans un sens large afin qu'il soit aisé de rechercher les données disponibles et d’évaluer leur adéquation à être utilisées, afin que les données soient mises à disposition et maintenues à jour au niveau le plus approprié, afin qu'il soit possible de combiner des données de différentes sources.
La Directive crée un ensemble d'obligations parmi lesquelles la constitution obligatoire et le maintien à jour de métadonnées conformes aux normes ISO19115 et ISO 19119 et d'un profil d'utilisation variable suivant le thème, avec une obligation de fourniture et d'accès gratuit à ces métadonnées, la fourniture des données selon des règles communes, l'application de règles d'interopérabilité des services (identifiants des objets, attributs essentiels, thesaurus multilingue) et, enfin, la mise en place de services en réseau afin de rendre les données et les services accessibles à distance.
Un très grand nombre d'institutions publiques européennes sont concernées par la directive et par voie de conséquence, toutes les entreprises privées en interaction avec ces institutions sont également conduites à prendre en compte certains éléments de la directive.
3.5 - Dématérialisation
Comment passer d’une procédure lourde de transmission d’actes papier qui doivent être conforme au droit à une transmission d’actes par voie électronique ?
C’est ce que les pays, gouvernements, administrations, institutions ou organismes divers essaient de mettre en place, ce qui simplifie, valorise le travail effectué par les agents et peut permettre de réaliser des économies substantielles.
Complément Exemple du contrôle de légalité (France) Un exemple est ici donné d’une des premières mises en place d’une télétransmission concernant une procédure dite du contrôle de légalité qui implique deux types de partenaires : d’une part les collectivités territoriales et d’autre part les services de l’Etat (préfectures et sous-préfectures). Le contrôle de légalité exercé a posteriori par l'État (préfectures et sous-préfectures) depuis les lois de décentralisation (1982) sur les actes des collectivités territoriales, leurs établissements publics locaux, les sociétés d'économie mixte locales : délibérations, arrêtés, actes, conventions. Les collectivités transmettent leurs actes en préfecture, afin que les agents du ministère de l’Intérieur puissent vérifier qu’ils sont conformes au droit. Si des actes sont incomplets, non conformes au droit, ou s’il y a doute sur la portée de l’acte, un dialogue s’organise entre le représentant de l’État et la collectivité se traduisant par exemple par des demandes de pièces complémentaires, des lettres d’observation, et se concluant éventuellement par un déféré devant le Tribunal administratif saisi par le représentant de l’État. Ces procédures s’inscrivent dans des délais précis fixés par la loi. La transmission de ces actes papier fait l'objet de procédures lourdes, peu valorisantes pour les agents et consommatrices de ressources (frais de poste et consommation de papier, les préfectures et sous-préfectures effectuant des photocopies des actes transmis, réception par les services du courrier de la préfecture/sous-préfecture pour transmission au bureau concerné...). Il a été par conséquent décidé de mettre en œuvre une dématérialisation de cette transmission de manière à automatiser ces tâches : celle-ci a été légalisée par l’article 139 de la loi n° 2004-809 du 13 août 2004 qui autorise la transmission des actes par voie électronique. Le ministère de l'Intérieur a alors élaboré un schéma XML que doivent respecter les fichiers XML échangés dans le cadre de la dématérialisation du contrôle de légalité. Ce schéma « Actes » est extrêmement structurant dans la mesure où il précise quels sont les messages et les documents qui doivent être échangés ainsi que leur contenu (comme par exemple les métadonnées accompagnant tout acte devant être télétransmis), les règles de nommage des fichiers, leur format, les processus métier. Un décret d’application n° 2005-324 du 7 avril 2005 explicite les modalités de la transmission : « la commune, lorsqu'elle choisit d'effectuer par voie électronique la transmission de tout ou partie des actes mentionnés à l'article L. 2131-2 [actes qui doivent être soumis au contrôle de légalité], recourt à un dispositif de télétransmission ayant fait l'objet d'une homologation dans des conditions fixées par arrêté du ministre de l'intérieur. L'homologation est subordonnée au respect des prescriptions contenues dans un cahier des charges »… Site du ministère de l'Intérieur, de l'outre-mer et des collectivités territoriales, direction générale des collectivités locales (DGCL) : présentation de la dématérialisation (programme Actes) |  Le schéma du contrôle de légalité |
Les dispositifs prévus assurent des fonctions de sécurisation en permettant d'attester que tel acte, tel accusé de réception a bien été télétransmis par tel expéditeur, par tel destinataire, à telle date, telle heure (technologies d'empreinte, signature électronique, horodatage). À l'heure actuelle, quinze dispositifs ont été ainsi homologués dont quatre développés en interne par des collectivités territoriales ou des agences publiques, et onze par des organismes privés.
Deux cas de figures peuvent aujourd'hui se présenter :
soit les élus disposent d'outils de signature électronique qui leur permettent de signer leurs actes produits sous forme électronique, et dans ce cas les actes ainsi signés deviennent des originaux numériques à conserver sous cette forme, comme étaient conservés les actes sous forme papier ;
soit l'acte est produit sous forme électronique, édité sur support papier pour recevoir une signature manuscrite. Dans ce cas, c'est la copie numérique qui est télé-transmise et l'orignal reste sous sa forme papier, à conserver telle quelle. Ce second cas de figure rend la question de la prise en charge pour archivage complexe dans la mesure où doivent également être conservées les preuves du contrôle de légalité, à savoir l'accusé de réception numérique, son fichier de signature, son jeton d'horodatage, ce qui tendrait à devoir organiser un archivage mixte (papier et numérique).
Ces dispositifs de télétransmission n'ayant pas vocation à assurer l'archivage des actes ainsi transmis et des messages qui les accompagnent, celui-ci doit être pris en charge par un service d'archives externe par export dans un format défini. Toutefois les modalités de cet archivage sont grandement facilitées par la structuration en amont imposée par le schéma Acte.
3.6 - La dématérialisation et l'archivage
A partir du moment où des originaux numériques avec signature électronique sont produits, il convient nécessairement de les conserver durant les délais requis et même, pour les documents présentant un intérêt patrimonial, à titre définitif .
Les paragraphes qui suivent concernent les actions tant de sensibilisation que d’élaboration de référentiels dans lesquels la réflexion archivistique a pu être prise en compte qui sont menées en France mais qu’on peut retrouver, suivant les contextes et les environnements, dans beaucoup de pays qui connaissent le même type d’évolutions en matière d’administration électronique.
3.6.1. Actes authentiques électroniques
En France, la question de la conservation à long terme des actes ainsi dématérialisés s’est posée pour la première fois lors de la discussion du projet de loi du 13 mars 2000 et d’un amendement visant à élargir la portée de la loi aux actes authentiques. Les parlementaires se sont inquiétés de la durée de conservation (à titre définitif) des actes authentiques et des problèmes liés à l’obsolescence des outils et logiciels.
Les questions liées à la conservation de ces actes se sont effectivement révélées relativement complexes et on doit notamment aux professionnels que sont les archivistes d’avoir, au cours des groupes de travail qui se sont constitués pour préparer les décrets d’application de la loi relatifs aux actes authentiques, porté à la connaissance des participants le savoir-faire de cette profession en matière d’archivage électronique.
Complément :
C’est ainsi que les décrets n° 2005-972 et 2005-973 du 10 août 2005, relatifs respectivement aux actes authentiques des huissiers et des notaires, intègrent la notion de métadonnées, à savoir l’enregistrement et la traçabilité des éléments descriptifs et de structure, mais également de gestion et techniques, permettant de retrouver, identifier et caractériser aisément les actes.
De même, la complexité de l’archivage électronique a justifié, entre autres, le choix de mettre en œuvre un minutier central électronique, par profession, les notaires et huissiers transmettant rapidement les actes élaborés et confiant leur conservation à cette structure centrale.
Enfin, pour la première fois, a été soulevée la contradiction
• visant à maintenir d’une part l’intégrité des actes au sens technique du terme (bit par bit), grâce à l’infrastructure à clé publique maintenue autant que nécessaire
• et, d’autre part, la lisibilité sur le moyen et long terme des actes, qui implique notamment de procéder à des migrations de format qui modifient l’acte et par conséquent invalident le procédé de vérification de signature.
Cette contradiction insoluble, dès lors qu’on fait reposer la sécurité juridique d’un acte sur un procédé technologique, a été écartée dans les décrets par un tour de passe-passe juridique servant de parade et visant à poser le fait que les migrations nécessaires à assurer la lisibilité de l’acte ne lui retirent pas son caractère d’original.
Ce même type de raisonnement a été mené dans un certain nombre de pays comme le Canada ou encore les Etats-Unis et a abouti aux mêmes conclusions.
3.6.2. Recommandation du forum des droits sur internet
Ces notions ont été approfondies dans la recommandation du 1er décembre 2005 sur la conservation des documents électroniques dans le secteur privé, du forum des droits sur internet.
La recommandation définit en effet ce qu’on doit entendre par « intégrité » afin d’interpréter l’article 1316-1 du Code civil : cette notion serait assurée en fait, par le respect cumulé des trois critères que sont :
• la lisibilité du document,
• la stabilité du contenu informationnel
• ainsi que la traçabilité des opérations sur le document.
De même, sont encouragées des bonnes pratiques devant se poursuivre tout au long de quatre étapes du processus de conservation que sont :
• le versement,
• l’enregistrement,
• la gestion
• et la restitution des documents.
Concernant la signature électronique des documents originaux, il est stipulé dans la recommandation que leur créateur les vérifie (ou fasse vérifier) avant que le délai du certificat utilisé soit expiré, et que le résultat de cette vérification soit porté dans les métadonnées du document qui sont transférées lors du versement vers un service d’archives.
Plus généralement, il est recommandé que, sous réserve de la possibilité de vérifier l’intégrité des documents conservés (au sens donné plus haut), les opérations successives justifiées par la conservation (et notamment les migrations de formats) ne retirent pas au document, son statut juridique.
La recommandation rappelle également la délibération n° 2005-213 du 11 octobre 2005 que la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL), toujours pour le secteur privé, a élaborée en octobre 2005, portant adoption d’une recommandation concernant les modalités d’archivage électronique des données à caractère personnel. La CNIL :
• préconise que la conservation soit divisée en trois périodes de temps, à l’instar des archives publiques (archives courantes, intermédiaires et définitives)
• et recommande que le responsable du traitement établisse des procédures aptes à gérer des durées de conservation distinctes selon les catégories de données qu’il collecte :
• s’agissant des archives intermédiaires, la CNIL recommande que l’accès en soit limité à un service spécifique
• et, pour les archives définitives, qu’elles soient conservées sur un support indépendant avec accès limité au seul service habilité.
Complément :
L'archivage proprement dit est entré en 2004 dans l'action 103 d'ADELE (plan d'action visant à dématérialiser des pans entiers de processus administratifs) . Plusieurs chantiers étaient alors prévus dans cette action : sensibilisation des différents acteurs de l'administration électronique, référentiels à élaborer, renforcement des plates-formes d'archivage électronique déjà existantes et de la mise à disposition d'outils pour les collectivités territoriales.
3.6.3. Notion d'authenticité dans un environnement numérique : travaux du groupe InterPARES
Ce groupe de travail interdisciplinaire, installé à l'université de Colombie britannique et dirigée par le professeur Luciana Duranti, cherchait dans un premier temps (InterPARES 1, 1999-2002) à définir les règles et principes nécessaires pour prouver qu'un document numérique présente un caractère d'authenticité.
Complément :
Les enquêtes étendues et approfondies menées pendant trois ans dans ce cadre ont abouti à la définition d'un ensemble de quatorze principes et critères.
1- Traiter les documents d’archives d’une manière spécifique au lieu de les considérer comme objets numérisés en général ; c’est-à-dire les traiter en tant que documents créés ou reçus et classés dans l’exercice des activités de travail. 2- Se concentrer sur les documents d’archives électroniques authentiques : un document d’archives électronique authentique est un document qui est ce qu’il est censé être, et qui est dépourvu d’altérations ou de modifications. Par conséquent, prouver l’authenticité d’un document d’archives électronique implique l’établissement de son identité et la démonstration de son intégrité selon les conditions de référence et les conditions minimales d’authenticité. Quand il s’agit d’un document d’archives électronique, on le considère essentiellement complet et inaltéré si le message qu’il est censé transmettre pour accomplir son but est inaltéré. 3. Reconnaître et tenir compte du fait que le risque le plus important encouru par l’authenticité des documents d’archives électroniques se présente pendant leur transmission dans l’espace (par exemple transmission entre individus, systèmes ou programmes d’application) ou dans le temps (par exemple s’ils sont stockés hors ligne ou si le matériel ou le logiciel utilisés pour leur traitement, communication ou maintenance est mis à jour ou remplacé). 4. Reconnaître que la préservation des documents d’archives électroniques authentiques est un processus continu qui commence dès leur création et dont le but est la transmission de documents d’archives électroniques authentiques dans l’espace et dans le temps. 5. Se baser sur le concept de fiabilité dans la tenue et la préservation des documents d’archives et spécifiquement sur le concept de système de gestion des documents d’archives fiable et sur le rôle du conservateur en tant que dépositaire fiable. 6. Se baser sur la reconnaissance du fait qu’il n’est pas possible de préserver un document d’archives électronique de la même manière qu’un objet physique stocké ; on peut préserver uniquement la capacité de le reproduire. 7. Reconnaître que les éléments constitutifs physiques et intellectuels d’un document d’archives électronique ne coïncident pas forcément et que le concept d’élément constitutif numérique est distinct du concept d’élément de forme documentaire. 8. Spécifier les conditions requises pour qu’une copie d’un document d’archives électronique puisse être considérée comme l’équivalent de l’original : en principe, l’original d’un document d’archives électronique est le premier document complet et effectif. Toutefois, dans l’environnement électronique, aucun document ne survit dans sa forme originale. Toute copie fidèle au contenu et à la forme documentaire de l’original doit être considérée comme la copie conforme à l’original, équivalente à l’original quant aux conséquences qui en découlent. Toute copie dont l’authenticité est certifiée par un agent à qui on a confié cette responsabilité est aussi valide que l’original. 9. Intégrer l’évaluation des documents d’archives électroniques dans le processus continu de préservation. 10. Intégrer la description archivistique dans le processus continu de préservation : la description archivistique doit fournir une attestation d’ensemble de l’authenticité des documents d’archives électroniques et de leur relation avec les autres documents dans le contexte du fonds auquel ils appartiennent, en suivant les conditions minimales requises. 11. Affirmer d’une manière explicite que le processus de préservation doit être documenté dans tous ses détails, comme moyen principal de protection et d’évaluation de l’authenticité à long terme. 12. Reconnaître d’une manière explicite que le principe traditionnel, selon lequel les documents d’archives utilisés dans le cours normal des activités de travail sont présumés authentiques, doit être accompagné, dans le cas des documents d’archives électroniques, par la preuve qu’ils n’ont pas été altérés d’une manière inappropriée. 13. Reconnaître que le conservateur doit à la fois évaluer et maintenir l’authenticité des documents d’archives électroniques. L’évaluation de l’authenticité des documents d’archives électroniques est faite avant leur versement au conservateur et fait partie du processus d’évaluation, tandis que la maintenance de l’authenticité des copies des documents d’archives électroniques a lieu après leur versement et fait partie du processus de préservation à long terme. 14. Faire une nette distinction entre la protection de l’authenticité des documents d’archives électroniques et l’authentification des documents. |
3.6.4. Archivage dans les plans gouvernementaux
Il est important que les gouvernements prévoient des actions spécifiques à l'archivage électronique.
Complément :
France : plan gouvernemental
Actuellement une action spécifique à l’archivage électronique (action 124) est inscrite dans le plan « France numérique 2012 » : « Prévoir et assurer l’archivage électronique des données et documents numériques » visant à assurer la lisibilité, l’intelligibilité, la fiabilité et l’intégrité de ceux-ci autant que nécessaire.
Un double levier est prévu :
• la détermination du cycle de vie des données et documents dès la conception ou le choix d’un système d’information, en coopération avec l’administration des Archives
• et l’élaboration de politiques d’archivage avant toute mise en œuvre d’un système d’archivage sécurisé.
À ce jour, l’archivage entre dans le champ du RGI et plus précisément dans la partie consacrée à l’interopérabilité sémantique. L’archivage y est abordé :
• sur le plan des ressources à utiliser pour gérer le cycle de vie de l’information notamment pour ce qui concerne les durées de conservation des documents et des données
• sur le plan du contexte de l’archivage en prenant en compte le cadre législatif et réglementaire ainsi que nécessité, sous la forme d’une recommandation, lorsqu’on souhaite mettre en œuvre une plateforme d’archivage électronique, de se conformer au modèle OAIS, et de définir une organisation et une politique d’archivage,
• sur le plan des processus d’archivage avec une recommandation sur le fait de respecter le format d’échange pertinent (le SEDA) (voir dans la section 9 sur les métadonnées),
• sur le plan du sens et de la structuration de l’information archivés en donnant une typologie des métadonnées.
Conseil : Chapitre 3.7- La norme AFNOR NF Z42-013 et ses enjeux en termes d'intégrité, pérennité et sécurité
Voir la partie 5 du module 7 consacrée au modèle OAIS et les normes associées.
La norme AFNOR NF Z42-013 cherche à définir les spécifications techniques à mettre en œuvre pour un système d’archivage électronique visant à assurer la pérennité et l’intégrité des documents.
Ainsi trois supports d’archivage sont acceptés qui sont les WORM (Write Once Read Many) physique, logique ainsi que des supports réinscriptibles. En effet l’intégrité dans les deux premiers cas est assurée par les caractéristiques intrinsèques aux WORM tandis que pour les supports réinscriptibles, la garantie d’intégrité est assurée par des moyens cryptographiques (calcul d’une empreinte, d’une contremarque de temps ou d’une signature électronique), l’intégrité étant définie comme la « caractéristique d’une information qui n’a subi aucune destruction, altération ou modification intentionnelle ou accidentelle ».
On remarque à cet égard que cette définition laisse ouverte la possibilité d’effectuer des conversions de formats (et par conséquent de toucher à l’intégrité physique des trains de bits) pour des besoins de conservation pérenne (la section 6 est d’ailleurs consacrée au choix des formats et à la problématique de leur conversion).
La norme consacre également de nombreuses parties à la sécurité et à la traçabilité du système :
• définition d’une politique d’archivage,
• description précise du dossier technique du système,
• tenue d’un journal des évènements,
• tenue d’un journal du cycle de vie,
• duplication des objets archivés au moins sur deux sites distants.
Attention :
Tous les systèmes n’exigent pas les mêmes besoins en termes d’archivage, d’où la définition d’un niveau minimal et d’un niveau supérieur (exigences complémentaires) en termes de pérennité, intégrité et sécurité.
