Chapitre 2. Avancées constatées durant ces dernières années
Le chemin parcouru depuis quelques années dans le domaine de l’archivage numérique est tout à fait important, notamment dans le domaine des normes et dans la mise en œuvre de premiers projets concrets
2.1. Progrès de la normalisation
Les progrès en matière de normalisation ont été remarquables durant ces dernières années ; ils ont permis, en se reposant sur les normes édictées, de nets progrès dans la qualité des projets conduits, mais aussi le partage de savoirs communs entre un grand nombre d'acteurs.
A commencer par le modèle conceptuel OAIS :
il a rassemblé de grands acteurs du monde scientifique et patrimonial,
il a fourni un vocabulaire commun,
il a donné également un modèle d'information et un modèle fonctionnel qui peut être aisément transposÉ dans tous les environnements et contextes pour l'ensemble des secteurs d'activité,
il permet aussi de mettre en place une méthodologie rigoureuse indispensable à la conduite d'un projet.
Parmi les normes généralistes :
on s'appuiera également avec profit, pour ce qui recouvre le périmètre d'une gestion raisonnée du patrimoine informationnel dans un organisme, sur la norme ISO 15489 relative au record management ;
du côté des spécifications techniques concernant la mise en place d'un système d'archivage électronique (incluant les processus de numérisation des documents papier ou audiovisuels), on peut en France se référer à la norme NF Z 42-013 dans sa dernière version de mars 2009 (à cet égard, a été accepté le principe à l'ISO d'une transposition de cette norme au niveau international).
Les progrès de la normalisation ont également touché de nombreux autres domaines intéressant l'archivage numérique et particulièrement dans le domaine des formats [1] , des métadonnées[2] ou encore des transferts.
Dans le domaine bureautique notamment, la publication d'un format spécifique pour l'archivage, le format PDF/A en 2005 a constitué une véritable réponse à la question délicate de l'archivage de documents bureautiques simples dont on ne maîtrise généralement pas les conditions de production et qui s'appuient le plus souvent sur des formats dont on ne connaît pas les spécifications.
De même que le mouvement de normalisation d'un certain nombre d'autres formats :
comme OpenDocument Format (ODF),
ou encore la version 1.7 de PDF,
ou encore celle du format porté par Microsoft, Office Open XML (OOXML).
Concernant les métadonnées[2] on a noté l'émergence de plusieurs formats de métadonnées, avec leurs spécificités :
par secteurs comme les métadonnées géographiques,
par types : descriptives, d'empaquetage
ou encore orientées pérennisation comme PREMIS.
Enfin concernant le domaine stratégique de la prise en charge des SIP, les spécifications et formats orientées échanges sont essentiels : la norme PAIMAS, le projet de norme PAIS ou encore le format d'échange en France (le SEDA).
Enfin, les progrès en matière de mise en œuvre de plateformes d'archivage électronique sont attestés par le besoin de plus en plus pressant de déterminer des critères visant à pouvoir auditer et certifier les services et systèmes d'archivage électronique (projet de norme ISO, certification pour la gestion de l'archivage (le records management) fondée sur les spécifications, projet en France de certifications sur la base des normes liées à la sécurité des systèmes d'information, ou encore de certifications sur la base de référentiels reposant sur la norme NF Z 42-013).
A cela, on peut ajouter la présence dans de nombreux pays, au moins européens, de cadres communs d'interopérabilité qui soutiennent de fait les projets d'archivage électronique, en préconisant des sémantiques communes, des formats ouverts...
2.2. Prise de conscience qui s'affirme et projets qui se concrétisent
On observe une prise de conscience plus grande dans un certain nombre d'organismes ou de medias concernant la nécessité d'organiser une conservation pérenne des informations numériques, à la mesure de l'augmentation croissante des volumes (ainsi l'exemple du domaine aéronautique, spatial ou de la Bibliothèque nationale de France) et, dans le secteur public ou celui des entreprise, à la faveur des évolutions réglementaires qui consacrent la valeur d'originaux aux écrits numériques signés électroniquement ; de même les citoyens voient le numérique envahir l'ensemble de leurs activités et commencent à avoir des problématiques de conservation.
Exemple :
Des évolutions comme la dématérialisation des bulletins de paye désormais possible sur la base du volontariat en France, pose ce problème d'une manière aiguë : les premières réponses restent partielles et imparfaites mais on commence à voir émerger des offres de coffres-forts électroniques (par le Gouvernement avec « Mon service public » ou par des banques....).
L'archivage électronique apparaît même modestement dans les plans gouvernementaux, les salons sur le numérique intègrent systématiquement la problématique dans leur affichage même si la compréhension du problème reste imparfaite, les éditeurs développent des produits dits d'archivage électronique, de gestion des archives, de coffres-forts électroniques, même si là encore le périmètre couvert est souvent partiel. Les éditeurs documentaires, travaillant jusque là sur l'accès à des ressources sur support papier, commencent à investir le domaine du numérique. Les éditeurs de solutions d'infrastructures de stockage commencent à intégrer, pour certains d'entre eux, le modèle OAIS et par conséquent à penser leurs solutions dans un environnement plus large.
On constate également une augmentation des formations courtes dans ce domaine, ou du moins d’une partie des sujets liés à ce domaine, que les organismes privés ou publics commencent à offrir.
Exemple :
C'est ainsi que, depuis 5 années, le groupe Pérennisation des informations numériques (PIN) a mis en place en France, une à deux fois par an, une formation de quatre à cinq jours cohérente et globale qui s'adresse à la fois à des gestionnaires de l'information et à des informaticiens.
Enfin on peut compter des réalisations inexistantes encore il y a cinq années, comme en attestent les études de cas étudiés dans la section 12.
On remarque également une volonté de mettre en œuvre des mutualisations : dans le domaine des archives institutionnelles entre les collectivités territoriales (mise en commun de briques logicielles, portage de projets au niveau d'une région, prestations de service d'un conseil général aux communes du département) ou encore dans le domaine des archives de la recherche et de l'enseignement supérieur avec une responsabilité d'archivage pérenne reconnue au CINES ou encore l'utilisation d'outils logiciels permettant la duplication de l'information entre plusieurs serveurs et sites répartis. Ces projets de mutualisation en restent encore à leurs débuts et cherchent à trouver de nouveaux modes d'organisation plus souples et plus réactifs que dans leur environnement habituel.
