Chapitre 4. Étapes clés d'un projet d'archivage électronique en quelques lignes
Attention :
La mise en œuvre d'une plateforme d'archivage électronique n'entraîne pas forcément des investissements matériels et logiciels importants, mais elle requiert avant tout :
une prise de conscience du problème posé par la pérennisation des informations numériques
une mise à niveau de compétences variées et complémentaires
un projet transverse impliquant services d'archives, services informatiques, services métiers, services qualité, méthode...
On peut proposer à titre indicatif, la liste d’actions à conduire.
1. Obtenir de sa direction un soutien clair qui se manifeste par une lettre de mission, précisant qui est le chef de projet, le périmètre de son action et les modalités de collaboration des différents services.
2. Travailler en collaboration étroite avec les services informatiques de l'organisme.
3. Réunir les compétences nécessaires : archivistiques, juridiques, métiers, informatiques (structuration des données, langages XML, formats des données, stockage et sauvegarde, réseaux et sécurité informatique, applications Web) et faire en sorte que tous les acteurs partagent la même compréhension de l’archivage.
4. Etablir une politique d'archivage pour l'organisme et pour chaque grande catégorie documentaire, un protocole de versement et un contrat de service avec les producteurs et les services informatiques précisant les rôles, missions et responsabilités de chacun des partenaires ainsi que les niveaux de service attendus.
5. Avoir une stratégie en matière de gestion de l'information dans son environnement : identifier les principales sources d'information (systèmes d'information) et pour chacune d'elles, savoir suivant les durées de conservation si elles sont destinées à être gérées tout au long de leur cycle de vie au sein de l'environnement de production ou, à l'inverse, être transférées, à un moment à déterminer, catégorie par catégorie, vers une plateforme d'archivage numérique et avoir ainsi quantifié et qualifié les archives à transférer.
6. Définir les modalités de destruction des archives si, au terme de leur cycle de vie, celles-ci sont destinées à être détruites et la traçabilité de ces destructions.
7. Porter une attention particulière aux données à caractère personnel qui requièrent généralement un traitement spécifique.
8. Avoir une vision globale et unifiée portant sur le papier et le numérique afin d'assurer un traitement homogène au niveau de l'accès.
9. Avoir une connaissance précise des utilisateurs et de leurs besoins en termes de critères de recherche et d'accès.
10. Etablir ou utiliser un format donné pour le transfert de données (SIP) et étudier le format des AIP et des DIP.
11. Réfléchir aux problématiques de nommage et d'identifiants.
12. Définir sa stratégie en matière de formats acceptés par le système et de conversion si nécessaire. Etudier les réalisations et expériences dans le domaine et les partager autant que possible. Déterminer les modalités de récupération et d'exploitation des métadonnées techniques relatives aux formats de fichiers reçus.
13. Définir sa stratégie en matière d'archivage de fichiers signés : outils de vérification des signatures, de production de rapports de vérification et d'archivage de ces rapports.
