3. De la conservation préventive à la préservation
"Savoir conserver, c’est faire des choix, imposer des contraintes et concilier les contradictions qui parsèment la réflexion" nous dit Gilbert Coutaz dans le rapport d'activités des Archives cantonales vaudoises en 1999.
Les choix peuvent par exemple concerner la priorité donnée à tel ou tel fonds pour le microfilmage, la restauration ou le conditionnement, l'achat du mobilier, ou encore les mesures à prendre en cas d'infestation biologique, de catastrophe naturelle, etc.
Les contraintes se traduisent par des normes climatiques, des partis-pris architecturaux, des règles de restauration, etc.
Enfin, parmi les contradictions, il en est une à laquelle l'archiviste est chaque jour confronté : concilier les objectifs de la conservation et les exigences de la communication des archives. Comment communiquer sans dégrader ? Comment conserver tout en communiquant ? Tel est le dilemme à surmonter.
Pour effectuer ces choix, respecter et imposer ces contraintes, concilier ces contradictions, il faut mener une politique de préservation prenant en compte de manière globale tous les paramètres naturels, matériels et humains.
La préservation - terme qui apparaît et se généralise à partir de 1990 - est une approche intégrée des diverses missions patrimoniales dans un esprit de système, une véritable stratégie qui prend en compte les considérations techniques mises en œuvre par la conservation préventive, mais va au-delà en s'appuyant sur une collaboration interdisciplinaire et un partage des responsabilités. "Plus qu'un ensemble de techniques, c'est une philosophie assortie d'une méthodologie." (FFCR : Véronique MONIER Une vision globale, voire une écologie)
La préservation fait désormais partie de la gestion d'une institution de conservation : concrètement elle se traduit par la mise en place de programmes et d'outils d'évaluation.
Elle permet d'intégrer le concept de conservation préventive à la vie même du service d'archives et à toutes les étapes du traitement matériel d'un document depuis la collecte jusqu'à la communication en passant par le conditionnement et le stockage.
Elle inclut également la formation des personnes : sensibilisation des producteurs, formation du personnel et des usagers.
Enfin, elle s'intéresse à la reproduction des documents qui peut être considérée comme une mesure préventive, puisqu'elle permet d'arrêter temporairement ou définitivement la communication des documents originaux. Si le microfilmage est encore considéré aujourd'hui comme le moyen le plus sûr de conserver le contenu des documents en cas de disparition des originaux, la numérisation est en pleine expansion en raison des facilités qu'elle offre pour la communication et la diffusion à grande échelle.
Dans ce module, nous souhaitons mettre à la disposition des internautes les connaissances et les informations nécessaires pour concevoir et mettre en œuvre une telle politique.