5.2. Les conditions de la perception
Selon qu'il s'agit d'un service d'archives public ou privé, le tarif ne sera pas établi et perçu de la même manière.
Dans un service d'archives public
Le tarif sera validé par la tutelle responsable et fera l'objet d'une publication légale.
La publication devra comprendre l'ensemble des déclinaisons du tarif, y compris les autorisations de dons ou de tarifs réduits.
Le niveau des tarifs, tout en restant libre, ne doit pas dépasser le coût d'investissement consenti par le service pour pouvoir effectuer la prestation et rester comparable à celui demandé ailleurs pour une même prestation.
Dans les services privés (entreprises, associations)
La fixation des coûts est laissée à la totale liberté de l'organisme.
Par souci d'éthique, il conviendra cependant d'éviter des tarifs dissuasifs ou qui risqueraient de créer une discrimination entre différentes catégories de demandeurs.
Dans tous les cas
Il est important que le tarif soit clairement porté à la connaissance du public. Par affichage de dépliants, par insertion sur le site Internet de l'organisme ou du service, tous les moyens sont à utiliser pour que l'offre soit connue et les conditions les plus transparentes possibles.
Attention :
Au moment de la commande, on informera le public des délais de réalisation. Selon les prestations demandées et la charge de travail du service, ceux-ci peuvent en effet poser problème. Il est important que le service au chercheur s'inscrive de façon harmonieuse dans l'équilibre général qui doit aussi tenir compte des autres impératifs d'action.
Des précautions seront prises pour la circulation d'argent au sein du service. Paiement en liquidités, chèques ou cartes bancaires, tous les moyens peuvent être utilisés pour faciliter le règlement des sommes dues. Le paiement peut avoir lieu sur place ou faire l'objet à distance d'une facturation. On veillera :
à tenir un journal de caisse général comprenant l'ensemble des paiements avec bilan quotidien, hebdomadaire, mensuel ;
à disposer dans le service de moyens sécurisés (caisse ou coffre) pour la conservation des sommes d'argent ;
à mettre en place un contrôle à plusieurs niveaux des encaissements ;
à remettre au lecteur un reçu de son paiement.
De même, on s'astreindra à une gestion rigoureuse des stocks qui doivent être recensés à l'unité et périodiquement recalculés.
Attention :
La fourniture de services payants représente pour le service une charge non négligeable, particulièrement en moyens humains. Avant toute mise en place de tarification et notamment dans les petits services, il convient d'examiner les conditions d'organisation de sa perception et de vérifier que cette mise en place ne générera pas de coûts plus élevés que les rentrées financières escomptées.