2.2.3. L'autorisation de reproduction
Peu de restrictions existent juridiquement en matière de reproduction des documents. Aussi un document communicable est-il en théorie reproductible par tous les moyens mis en œuvre par le service d'archives.
Attention :
Cette affirmation ci-dessus n'est valable que pour les archives publiques. Elle ne vaut pas pour les archives privées où il peut toujours y avoir une possibilité de droit d'auteur.
Il convient cependant de rappeler deux principes :
la libre reproduction ne s'applique qu'aux documents librement communicables ;
la reproduction n'est pas un droit, c'est une faculté.
La libre reproduction ne s'applique qu'aux documents librement communicables.
Les documents communiqués par dérogation ne sont pas, en principe, reproductibles. En effet, cette autorisation n'est donnée que par exception et à titre personnel.
Toutefois, sur demande expresse de l'intéressé, l'autorisation de consulter par dérogation peut être assortie d'une autorisation de reproduction, notamment lorsqu'il s'agit d'un très petit nombre de pièces et que le demandeur ne peut se déplacer lui-même pour procéder à la consultation.
L'usage des reproductions est alors placé sous sa responsabilité, aux mêmes conditions que lors d'une consultation sur place au sein du service d'archives.
La reproduction n'est pas un droit, c'est une faculté.
En effet, si aujourd'hui la plupart des services d'archives disposent de moyens de reproductions variés (photocopieurs, scanners, voire ateliers de photographie), la faculté de permettre la reproduction de documents d'archives relève dans tous les pays, de la responsabilité de l'archiviste qui, en l'absence de problèmes juridiques, doit rechercher des solutions techniques compatibles avec une bonne conservation.
Celui-ci peut :
permettre ou interdire la reproduction des documents selon des critères de fragilité et d'ancienneté,
permettre ou interdire l'utilisation directe par le public des moyens de reproduction qu'ils soient personnels (appareils photographiques ou scanners individuels) ou appartiennent au service,
fixer en toutes matières les règles et les moyens (délais et modalités de reproduction).
De plus l'organisme en charge des archives est en droit de percevoir des tarifs de reproduction et, pour les documents qui lui appartiennent, des droits d'exploitation commerciale.
Attention :
Le refus de reproduction doit être motivé : il est donc utile de décrire les critères d'autorisation et les modalités d'exécution dans le règlement intérieur de l'établissement ou dans le règlement particulier de la salle de lecture pour éviter tout litige.
Mais sachez que, en cette matière, le dernier mot appartient à l'archiviste, responsable de la conservation des documents.
