Introduction
Une grande exposition demande un travail préparatoire d'environ 12 à 18 mois.
Il faut prévoir un commissariat : en interne un archiviste du service, ou en externe un historien, universitaire, spécialiste du sujet choisi. Il est aussi utile de composer un conseil scientifique, et/ou de pilotage, qui suivra chaque étape de la réalisation et apportera ses connaissances au projet ; il définira le rôle de chacun et dirigera le rétro-planning.
C'est également en amont qu'il faut penser à un partenariat possible avec une ou plusieurs structures : pour des prêts de documents ou d'objets, pour des connaissances complémentaires, pour l'intervention d'un artiste. Il est très intéressant de monter un partenariat pour une réalisation commune, sur plusieurs sites dans une ville ou même sur un plus grand territoire, voire en France et à l'étranger. L'opération prend alors une envergure différente, bénéficie d'une plus importante publicité et certains postes budgétaires peuvent ainsi être partagés.
Concernant les moyens humains, ils sont à définir rapidement afin de dégager du temps à certains agents au fur et à mesure des besoins ; quant au budget prévisionnel il déterminera l'importance de l'exposition.