1.1 Les moyens humains
L'organisation d'une exposition mobilise des moyens humains, variables selon l'importance de l'événement mais aussi de la dimension du service. Les grands services d'archives peuvent avoir un service de développement culturel mais, dans la plupart des cas, c'est une grande partie des agents qui participe à l'exposition. En matière managériale c'est d'ailleurs un excellent moyen de fédérer un service autour d'un projet commun et très souvent des talents se révèlent, utiles à la réalisation.
C'est généralement l'archiviste qui conduit le projet, de la préparation à la réalisation et, avec le personnel scientifique, la recherche documentaire, la rédaction de tous les textes. Dans le cas d'un commissariat extérieur au service, c'est le commissaire qui devient le maître d'œuvre. Si un scénographe a été sollicité par le service, c'est lui qui devient maître d'ouvrage pour la réalisation et dirige donc les différentes étapes de la mise en place.
Le personnel administratif fait la saisie ou la mise en forme des textes, des éléments de publication. Il assure le secrétariat des demandes de prêts, des fiches budgétaires etc. et tient à jour le listing des invités, fait les relances sur Internet.
Le photographe du service prend en charge la campagne photographique, les agrandissements, la numérisation des documents pour leur reproduction. Dans le cas où le service n'a pas de photographe, ces travaux sont externalisés.
Dans le cas où le service ne fait pas appel un scénographe et à un prestataire pour la réalisation, le personnel technique (dont les magasiniers) sera d'autant plus précieux et nécessaire pour la construction de l'espace, des éléments de présentation des documents et objets (meubles, vitrines, panneaux...) et leur mise en place.